راهنمای جامع انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب: ۱۰ نکته طلایی برای کسب‌وکارهای موفق

راهنمای جامع انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب: ۱۰ نکته طلایی برای کسب‌وکارهای موفق

راهنمای جامع انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب: ۱۰ نکته طلایی برای کسب‌وکارهای موفق

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) راه طولانی‌ای از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع مواد که ابتدا توسط تولیدکنندگان استفاده می‌شد، طی کرده است. امروزه سازمان‌ها در هر صنعت و زمینه‌ای برای مدیریت کسب‌وکارهای خود به نرم‌افزار ERP وابسته‌اند. از امور مالی و حسابداری گرفته تا مدیریت موجودی و اتوماسیون خدمات حرفه‌ای، ERP با اتصال عملکردهای اصلی کسب‌وکار، حذف تکرارها و وظایف دستی، و فراهم آوردن یک منبع واحد از داده‌ها، کارایی و هماهنگی بین دپارتمان‌ها را افزایش می‌دهد تا اطمینان حاصل شود که کل کسب‌وکار از یک منبع واحد اطلاعات استفاده می‌کند.

چه قصد داشته باشید سیستم موجود خود را به‌روزرسانی کنید و چه برای اولین بار نرم‌افزار ERP را ارزیابی کنید، ۱۰ نکته‌ای که در این مقاله آمده، فرآیند انتخاب را ساده کرده و شانس موفقیت در اجرای سیستم را افزایش خواهد داد.

چگونه ERP مناسب را انتخاب کنیم

انتخاب ERP مناسب برای سازمان شما موضوعی نیست که به‌سادگی از کنار آن بگذرید، این یک گام مهم برای پیشرفت کسب‌وکار شماست. این فرآیند نیاز به بررسی عمیق عملیات، داده‌ها و فرایندهای کسب‌وکار دارد. از آنجایی که راه‌حل‌های ERP قابلیت‌های گسترده‌ای دارند، باید با دقت و تفکر فراوان انتخاب شوند تا نه‌تنها عملیات کسب‌وکار فعلی را پشتیبانی کنند، بلکه با رشد شرکت نیز مقیاس‌پذیر باشند. درگیر کردن ذینفعان از بخش‌های مختلف سازمان در مراحل اولیه انتخاب ERP، کلید به‌دست آوردن حمایت لازم برای موفقیت کسب‌وکار شما پس از راه‌اندازی سیستم ERP است.

نتایج کلیدی

● نرم‌افزار ERP با افزایش کارایی فرآیندهای اصلی، تقویت همکاری بین دپارتمان‌ها و بهبود دقت و زمان‌بندی داده‌های کسب‌وکار، به شرکت‌ها کمک می‌کند.
● انتخاب ERP نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و مشارکت ذینفعان از سراسر سازمان است.
● شرکت‌های کوچک و متوسط از سیستم‌های ERP برای افزایش کارایی، بهبود کیفیت خدمات و تسهیل رشد کسب‌وکار خود استفاده می‌کنند.

توضیح انتخاب ERP

در اصل، یک سیستم ERP مجموعه‌ای یکپارچه از برنامه‌ها برای مدیریت امور مالی و حسابداری، فروش و خدمات مشتری، پردازش سفارشات، مدیریت موجودی و عملیات انبار، تولید، ارائه خدمات و بسیاری دیگر از وظایف حیاتی کسب‌وکار است. اگرچه اجرای سیستم‌های ERP معمولاً ابتدا بر امور مالی و حسابداری تمرکز می‌کند، اما هر پیاده‌سازی ERP ممکن است با هر بخش عملکردی که بزرگ‌ترین چالش‌ها را برای کسب‌وکار ایجاد می‌کند، آغاز شود. این دامنه وسیع از عملکردها، همراه با این واقعیت که سیستم‌های ERP داده‌ها را از سراسر سازمان تجمیع کرده و بنابراین به عنوان سیستم رکورد شرکت عمل می‌کنند، انتخاب سیستم ERP مناسب برای تطابق با نیازهای کسب‌وکار را بسیار مهم می‌سازد.

ارزش اصلی یک سیستم ERP توانایی آن در کمک به شرکت‌ها برای برنامه‌ریزی و تخصیص منابع، خودکارسازی فرآیندهای دستی زمان‌بر و بهبود همکاری و ارتباطات داخلی است. با ارائه یک منبع واحد از داده‌های دقیق برای کل کسب‌وکار، نرم‌افزار ERP همچنین امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر را فراهم می‌آورد که منجر به بهبود عملکرد می‌شود.

10 نکته برای انتخاب ERP مناسب برای کسب‌وکار شما

انتخاب یک سیستم ERP که برای اهداف شما مناسب باشد، ممکن است زمان‌بر باشد، بنابراین داشتن یک برنامه اهمیت زیادی دارد. اگرچه این لیست ۱۰ نکته به‌طور کامل راهنمای انتخاب سیستم ERP مناسب برای کسب‌وکار شما نیست، اما به شما کمک می‌کند تا مسیر درستی را شروع کنید. با پیروی از این نکات و صرف وقت و دقت لازم، بیشتر سازمان‌ها قادر خواهند بود سیستمی را انتخاب کنند که بهترین نیازهایشان را برآورده کند.

نمودار برنامه‌ریزی منابع سازمانی با بخش‌های انبار، مالی، تولید، خدمات، خرید و فروش.

نکته 1: تعیین ویژگی‌ها و عملکردهایی که کسب‌وکار شما به آن‌ها نیاز دارد

برای موفقیت در مسیر پیاده‌سازی ERP، تعیین ویژگی‌ها و عملکردهایی که کسب‌وکار شما به آن‌ها نیاز دارد، در مراحل اولیه بسیار مهم می‌باشد. اگر از ابتدا شروع می‌کنید، باید یک بررسی جامع از کسب‌وکار و ارزیابی نیازها انجام دهید تا مشخص کنید کدام فرآیندها و جریان‌های کاری توسط ERP جدید مدیریت خواهند شد، کدام‌ مستقل باقی می‌مانند و از بین آن‌ها، کدام‌ با نرم‌افزار ERP جدید تعامل خواهند داشت. اگر سیستم ERP موجود را به‌روزرسانی می‌کنید، بسیاری از عملکردها ممکن است همانند قبل باقی بمانند، اما بررسی دقیق لازم است تا تغییرات در نیازهای کسب‌وکار از زمان راه‌اندازی سیستم اصلی را شناسایی کنید.

در هر دو حالت، تجزیه و تحلیل نیازها باید شامل اهداف مشخص باشد — از جمله تعریف واضحی از موفقیت برای سازمان شما. شرکت به دنبال حل کدام مشکلات است؟ سیستم چه اهدافی را به کسب‌وکار کمک می‌کند تا به آن‌ها برسد؟ موفقیت چگونه اندازه‌گیری خواهد شد؟

معمولاً کمک گرفتن از مشاوران خارجی در انجام این ارزیابی‌ها مفید است. برای بسیاری از سیستم‌های ERP محبوب، مشاوران اختصاصی، یکپارچه‌سازان سیستم‌ها و فروشندگان ارزش‌افزوده (VARs) وجود دارند که تجربه گسترده‌ای در انجام این‌گونه ارزیابی‌ها دارند. پس از تکمیل تحلیل، با تأمین‌کنندگان بالقوه نشستی برگزار کنید تا نتایج را بررسی کنید. از آنجا که بسیاری از فروشندگان در صنایع خاص تخصص دارند، بسیاری از آن‌ها در اولین مرحله حذف خواهند شد.

اکثر کسب‌وکارها، صرف‌نظر از صنعتی که در آن فعالیت دارند یا محصولاتی که ارائه می‌دهند، از مجموعه‌ای پایه از قابلیت‌های ERP استفاده می‌کنند که توسط اجزای مختلف به نام ماژول‌ها ارائه می‌شود. هر ماژول خود از مجموعه‌ای از قابلیت‌ها تشکیل شده است که می‌تواند از چندین فرآیند کسب‌وکار پشتیبانی کرده و برای برآورده کردن نیازهای خاص کسب‌وکار شما سفارشی‌سازی شود. ماژول‌های ERP معمولاً شامل امور مالی و حسابداری هستند و بیشتر تأمین‌کنندگان ERP ماژول‌هایی برای عملکردهایی مانند تأمین، تولید، مدیریت موجودی، مدیریت سفارشات، مدیریت انبار، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت پروژه (برای خدمات حرفه‌ای)، مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت منابع انسانی (HR) نیز ارائه می‌دهند.

برخی از تأمین‌کنندگان ماژول‌های دیگری مانند تجارت الکترونیک و اتوماسیون بازاریابی نیز ارائه می‌دهند. ارزیابی نیازها ماژول‌های مورد نیاز برای پیاده‌سازی اولیه سازمان شما را تعیین خواهد کرد. با تغییر نیازها و رشد کسب‌وکار، می‌توان ماژول‌های دیگری اضافه کرد.

نکته 2: اطمینان حاصل کنید که حمایت اجرایی و تیمی دارید

از آنجایی که پیاده‌سازی ERP می‌تواند به هر گوشه‌ای از سازمان نفوذ کند، جلب حمایت و رهبری اجرایی برای موفقیت آن حیاتی است. از بررسی نیازهای کسب‌وکار خود برای جلب حمایت اجرایی استفاده کنید و با نشان دادن ارزش بالقوه سیستم ERP به مدیریت ارشد، از آن‌ها حمایت بگیرید. انتخاب یک حامی اجرایی که پروژه را پیش ببرد ایده خوبی است. مدیران عامل (CEO)، مدیران عملیات (COO) و مدیران مالی (CFO) گزینه‌های خوبی برای این نقش هستند.

از آنجایی که تغییرات سازمانی سخت است و پیاده‌سازی ERP بخشی از آن‌ها به عنوان تمریناتی در مدیریت تغییر است، نقش اصلی حامی اجرایی، همراه کردن افراد با پروژه است. آن‌ها مسئول موفقیت پیاده‌سازی ERP هستند و به‌عنوان مبلغ اصلی پروژه عمل می‌کنند و مزایای آن را به هر بخش از سازمان ترویج می‌دهند. همچنین می‌توانند به حذف موانع، تسهیل تصمیم‌گیری و در مواقع نیاز، اتخاذ تصمیمات سخت درباره تعادل اولویت‌های متضاد کمک کنند.

نکته 3: نوشتن درخواست رسمی برای پیشنهاد (RFP)

در پروژه‌ای که به اندازه ERP برای سازمان حیاتی است، مهم است که زمان کافی برای ایجاد مستندات رسمی صرف کنید. فرآیند نوشتن RFPهای رسمی نیاز دارد که به‌طور عمیق‌تر از آنچه که ممکن است معمولاً فکر کنید، نیازهای خود را در سیستم ERP بررسی کنید تا بتوانید آن‌ها را به‌طور واضح و مختصر به صورت کتبی منتقل کنید. RFPهای رسمی همچنین به تأمین‌کنندگان کمک می‌کنند تا دامنه پروژه را درک کرده و یک سطح برابر برای پاسخ‌های تأمین‌کنندگان ایجاد کنند.

نکته 4: بررسی کنید که آیا ERP شما با سایر نرم‌افزارهایی که استفاده می‌کنید یکپارچه می‌شود یا نه

اگر قصد دارید از نرم‌افزارهای موجود برای برخی از فرآیندهای کسب‌وکار استفاده کنید، باید یک راه‌حل ERP انتخاب کنید که به راحتی با آن نرم‌افزارها یکپارچه شود. بسیاری از سیستم‌های ERP محبوب دارای یکپارچگی‌های تأیید شده با سایر نرم‌افزارهای کسب‌وکار رایج، مانند فروشگاه‌های آنلاین، سیستم‌های نقطه فروش (POS)، بازارهای آنلاین، مدیریت تأمین‌کنندگان، مدیریت پروژه و اکوسیستم‌های تأمین‌کنندگان و شرکای شخص ثالث هستند. این یکپارچگی‌های آماده تضمین می‌کنند که فرآیندهای اصلی کسب‌وکار در صورت نیاز تغییر نخواهند کرد. یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها با راه‌حل ERP همچنین می‌تواند نیاز به وارد کردن دستی داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر را از بین ببرد.

دنبال سیستم‌های ERP باشید که از رابط‌های استاندارد صنعتی مانند REST و SOAP API استفاده می‌کنند تا بتوانید به سرعت و به آسانی هر نرم‌افزاری را به ERP جدید متصل کنید. کانکتورهای استاندارد صنعتی بسیار ایمن بوده و توسط توسعه‌دهندگان به خوبی درک می‌شوند، بنابراین استفاده از آن‌ها به تسریع پیاده‌سازی سیستم جدید کمک خواهد کرد.

دنبال سیستم‌های ERP باشید که از رابط‌های استاندارد صنعتی مانند REST و SOAP API استفاده می‌کنند تا بتوانید به سرعت و به آسانی هر نرم‌افزاری را به ERP جدید متصل کنید. کانکتورهای استاندارد صنعتی بسیار ایمن بوده و توسط توسعه‌دهندگان به خوبی درک می‌شوند، بنابراین استفاده از آن‌ها به تسریع پیاده‌سازی سیستم جدید کمک خواهد کرد.

نکته 5: تناسب عملکردی سیستم ERP با سازمان شما را در نظر بگیرید

تناسب عملکردی به طور غیررسمی به توانایی سیستم ERP در حل مشکلات کسب‌وکار تعریف می‌شود. اطمینان از اینکه راه‌حل ERP انتخابی برای سازمان شما مناسب است، امری حیاتی است، بنابراین شما باید بفهمید که چگونه ERP با فرآیندهای کسب‌وکار موجود کار خواهد کرد. در حالی که مهم است ERP با فرآیندهای کسب‌وکار موجود مطابقت داشته باشد تا نیازهای فعلی را برآورده کند، باید به آینده نیز فکر کنید. با پیش‌بینی سناریوهای تجاری آینده، مانند گسترش بین‌المللی شرکت، می‌توانید درک کنید که آیا راه‌حل ERP در نظر گرفته شده در کوتاه‌مدت و بلندمدت از نظر عملکردی مناسب خواهد بود یا نه.

همچنین مهم است که مشخص کنید آیا یک سیستم ERP ثابت کافی خواهد بود یا به سیستمی با قابلیت پیکربندی بیشتر نیاز دارید. سیستم‌های ثابت دارای فرآیندهای از پیش تعریف شده‌ای هستند که سازمان شما باید خود را با آن‌ها تطبیق دهد، در حالی که یک سیستم قابل پیکربندی‌تر می‌تواند به روش‌های خاص کسب‌وکار شما سازگار شود.

تعیین تناسب عملکردی نیاز به ورودی از تمام ذینفعان سازمان دارد. هر کسی که تحت تأثیر سیستم ERP جدید قرار خواهد گرفت باید مشورت شود تا اطمینان حاصل شود که راه‌حل می‌تواند بسیاری از نیازها را با کمترین میزان سفارشی‌سازی برآورده کند. نگاهی به رقبای خود بیندازید و ببینید آن‌ها از چه سیستم‌هایی استفاده می‌کنند. برخی از راه‌حل‌های ERP برای عملکرد بهتر در یک صنعت خاص بهینه شده‌اند. فهمیدن اینکه کدام سیستم‌ها این ویژگی را دارند می‌تواند به شما کمک کند تا فرایند انتخاب را با تهیه یک فهرست کوتاه از تأمین‌کنندگان بالقوه محدود کنید.

اگرچه این فهرست کامل نیست، پاسخ به این سوالات می‌تواند به شما کمک کند تا پاسخ‌های لازم برای تعیین تناسب عملکردی را پیدا کنید:

  • سیستم‌های فعلی ما کجا شکست خورده‌اند؟

  • سیستم‌های فعلی ما چه کارهایی را به خوبی انجام می‌دهند؟

  • چند فرآیند دستی و از چه نوعی می‌توانند با سیستم ERP جدید خودکار شوند؟

  • کجا به گزارش‌دهی و دیدگاه بهتری نیاز داریم؟

  • چه سیستم‌های دیگری درون‌سازمانی و شریک باید با ERP جدید یکپارچه شوند؟

پاسخ به این سوالات باید فهرستی دقیق از نیازهایی ایجاد کند که سیستم ERP جدید باید برای مؤثر بودن آن‌ها را برآورده کند. از آنجایی که تناسب عملکردی برای موفقیت پیاده‌سازی ERP بسیار مهم است، شرکت‌ها نباید ارزیابی‌های ERP خود را آغاز کنند تا زمانی که به این سوالات پاسخ داده باشند.

نکته 6: ارزیابی اعتبار فروشندگان ERP بالقوه

همیشه مهم است که احساس اعتماد کنید که شریک تجاری آینده شما محصول یا خدماتی بی‌نظیر همراه با پشتیبانی قوی ارائه می‌دهد. خوشبختانه، بررسی این‌که آیا اعتبار یک فروشنده با تبلیغاتش همخوانی دارد، کار دشواری نیست، اگرچه ممکن است کمی زمان ببرد. برای شروع، سطح تجربه فروشنده در صنعت خودتان را بررسی کنید. آیا این فروشنده رویکردی خاص به صنعت شما دارد؟ آیا تیم‌های آن‌ها تخصص عمیق در صنعت شما دارند یا شرکای اجرایی با تخصص مورد نیاز در این زمینه؟

زمانی که گزینه‌های ERP خود را به دو یا سه فروشنده نهایی محدود کردید، یک مکان عالی برای دریافت اطلاعات بی‌طرفانه، جلسات گروه‌های کاربری فروشنده‌ها هستند (اگر اجازه حضور داشته باشید). در این جلسات احتمالاً مشتریانی را خواهید یافت که به خوبی با محصولات فروشنده آشنا هستند و معمولاً خوشحالند که در میان اعلامیه‌های محصولات جدید و جلسات آموزشی صحبت کنند. این زمان خوبی است تا در مورد پشتیبانی سوال کنید. آیا شما تیم‌های اختصاصی و مدیران حساب خواهید داشت؟ مدت زمان و سطح تجربه کارکنان پشتیبانی چگونه است؟ آیا فروشنده می‌تواند مشتریان مرجع را معرفی کند؟

وب‌سایت فروشنده نیز می‌تواند نمای خوبی از نحوه عملکرد و اولویت‌های شرکت بدهد. آیا این وب‌سایت مطالعات موردی زیادی از مشتریان صنعت شما دارد؟ آیا منابعی برای حل مشکلات رایج ارائه می‌دهد که به شما کمک کند تا خودتان پاسخ سوالاتتان را پیدا کنید؟ اگر این‌طور باشد، این نوع محتوا نشان می‌دهد که فروشنده به موفقیت شما اهمیت می‌دهد. اما مراقب باشید که یک تجربه ضعیف از وب‌سایت، به‌ویژه در مورد فروشندگان فناوری، ممکن است به این معنا باشد که سازمان بازاریابی را به اندازه مهندسی محصول اولویت نمی‌دهد.

نکته 7: هزینه‌ها و هزینه‌های مربوطه را در نظر بگیرید

هزینه نرم‌افزار ERP بسته به فروشنده، تعداد ماژول‌های مورد نیاز، اینکه سیستم مبتنی بر ابر است یا روی سرورهای داخلی اجرا می‌شود، اینکه یک طرف ثالث آن را پیاده‌سازی می‌کند یا نه، و همچنین تعداد و نوع مجوزهای کاربران، بسیار متفاوت است.

مهم است که بدانید همه کاربران نیاز به مجوزهای کامل ندارند. فروشندگان ERP قیمت‌گذاری‌های مختلفی را بر اساس ویژگی‌هایی که هر کاربر نیاز به دسترسی به آن‌ها دارد، ارائه می‌دهند. بنابراین، دسترسی باید متناسب با داده‌ها و ویژگی‌های مورد نیاز برای هر نقش شغلی، حتی برای مدیران ارشد، تنظیم شود. به عنوان مثال، هزینه برای فردی که فقط نیاز به وارد کردن هزینه‌های خود یا پیگیری زمان دارد، کمتر از هزینه فردی خواهد بود که مسئول پرداخت قبوض است.

بسته به نحوه پیاده‌سازی سیستم ERP، ممکن است هزینه‌های زیادی پیش‌پرداخت وجود داشته باشد، از جمله هزینه‌های مجوز، نگهداری سالانه، سخت‌افزار کامپیوتری (برای نصب‌های داخلی)، هزینه‌های تبدیل و انتقال داده‌ها، کدنویسی سفارشی، آزمایش، آموزش و پشتیبانی پیاده‌سازی از فروشنده و/یا مشاوران. برای ارزیابی هزینه‌های مداوم، تعداد کاربران/اشتراک‌های مورد نیاز، پشتیبانی مستمر، افزودنی‌ها و سفارشی‌سازی‌های پیش‌بینی‌شده در آینده، و تعداد کشورهایی که در آن‌ها فعالیت می‌کنید را در نظر بگیرید.

هزینه‌های بالاتر لزوماً به معنی سیستم بهتر نیستند. به عنوان مثال، اگر یک سیستم ERP گران‌تر ویژگی‌هایی داشته باشد که شما به آن‌ها نیازی ندارید یا احتمالاً از آن‌ها استفاده نمی‌کنید، ارزش آن عملکرد اضافی کم خواهد بود. این یکی از دلایلی است که چرا انجام یک ارزیابی دقیق نیازها در ابتدای مسیر پیاده‌سازی ERP بسیار مهم است.

برای دستیابی به تصویری دقیق از بازگشت سرمایه (ROI) برای سیستم ERP در سازمان خود، ایده خوبی است که پرداخت هزینه‌ها را در بازه زمانی پنج تا هفت ساله بررسی کنید.

نکته 8: داده‌های خود را پاک‌سازی کنید

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در پیاده‌سازی سیستم‌های ERP، تصمیم‌گیری در مورد اینکه سیستم جدید به چه داده‌هایی نیاز دارد، می‌باشد. برای مثال، مهاجرت تمام داده‌های تاریخی سازمان شما در اکثر موارد لازم نیست. اگر دلیلی قانع‌کننده برای گنجاندن مجموعه‌های داده خاص وجود نداشته باشد، بهتر است آن‌ها را حذف کنید. برای جلوگیری از مهاجرت داده‌های زیاد، بسیاری از سازمان‌ها یک تاریخ قطع مشخص می‌کنند که داده‌های تولید شده قبل از آن تاریخ به‌طور خودکار از فرآیند مهاجرت حذف می‌شوند.

مهاجرت داده‌های تمیز بسیار مهم است. زیرا مشتریان با چندین بخش مختلف سازمان در تعامل هستند، نسخه‌های تکراری از همان داده‌ها معمولاً مشاهده می‌شود. علاوه بر این، داده‌ها اغلب در فرمت‌های مختلف ذخیره می‌شوند — به‌عنوان مثال، فرمت‌های مربوط به شماره سفارش خرید، تاریخ‌ها، نام‌ها و آدرس‌ها ممکن است خاص هر بخش و برنامه‌هایی باشد که آن بخش استفاده می‌کند. برخی اطلاعات نادرست خواهد بود و احتمالاً اطلاعات مشتریان قدیمی و منسوخ وجود دارد.

مهاجرت داده‌های تمیز نیاز به تحلیل دقیق دارد تا تمام داده‌های سازمان شما شناسایی، دسته‌بندی و فرمت‌های آن‌ها درک شود. هدف این است که داده‌های اضافی و تکراری را تا حد ممکن شناسایی و حذف کرده و داده‌های باقی‌مانده را به فرمت‌های قابل مهاجرت برای سیستم ERP جدید تبدیل کنیم.

به دلیل پیچیدگی این کار، بسیاری از سازمان‌ها یک تیم مهاجرت داده ایجاد می‌کنند تا شناسایی کنند که کدام داده‌ها باید مهاجرت شوند، چگونه باید مهاجرت شوند و چه فرمت‌ها و الگوهایی مورد نیاز است. وضعیت داده‌هایی که قرار نیست مهاجرت شوند نیز باید مشخص گردد. این تیم باید شامل اعضایی از بخش‌های مختلف سازمان باشد که نحوه استفاده و تولید داده‌ها در واحدهای تجاری خود را درک کنند.

به دلیل پیچیدگی‌های حریم خصوصی داده‌ها در دنیای امروز، ایده خوبی است که شخصی با مسئولیت کلی در زمینه انطباق با مقررات — ترجیحاً با قدرت تصمیم‌گیری — در تیم حضور داشته باشد.

نکته 9: فرآیند پیاده‌سازی را ترسیم کنید

نرم‌افزار ERP مجموعه وسیعی از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهد که بسیاری از بخش‌های مختلف کسب‌وکار شما را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد، بنابراین بسیار مهم است که فرآیند پیاده‌سازی را با دقت بررسی کنید. هر پیشنهاد از فروشنده‌ها منحصر به فرد است؛ برخی از آن‌ها بسیار قابل تنظیم هستند و با فرآیندهای تجاری موجود تطبیق پیدا می‌کنند، در حالی که برخی دیگر نیاز دارند که کاربران نحوه کار خود را تغییر دهند تا از سیستم جدید استفاده کنند. شناسایی موانع آشکار در مراحل اولیه به شما کمک می‌کند تا از شگفتی‌های ناخوشایند در روز اول جلوگیری کرده و اطمینان حاصل کنید که سیستم جدید در سراسر سازمان به‌سرعت پذیرش خواهد شد.

با پیدا کردن پاسخ به سؤالات قابل‌پاسخ در اوایل فرآیند تصمیم‌گیری شروع کنید: آیا کارکنان نیاز به آموزش مجدد برای استفاده از سیستم جدید خواهند داشت؟ چه کسی باید تیم پیاده‌سازی را رهبری کند؟ چگونه تغییرات مدیریت خواهد شد؟ بسته به پیچیدگی محصول و اندازه شرکت، پیاده‌سازی می‌تواند از چند ماه تا بیش از یک سال طول بکشد. با مدیریت پروژه خوب، احتمال از دست دادن مراحل کلیدی در مسیر پیاده‌سازی کمتر خواهد بود.

یک جدول زمانی دقیق پروژه به هموار شدن روند پیاده‌سازی ERP کمک می‌کند. اکثر برنامه‌های پیاده‌سازی ERP شامل شش مرحله است که با کشف و برنامه‌ریزی شروع می‌شود. پس از انتخاب سیستم ERP، مراحل به‌صورت زیر ادامه می‌یابد:

  • طراحی: تجزیه‌وتحلیل جریان‌های کاری موجود، حل مشکلات سفارشی‌سازی مورد نیاز و تعیین نحوه مهاجرت داده‌ها.

  • پیکربندی: راه‌اندازی نرم‌افزار، آماده‌سازی مواد آموزشی و آغاز واردات داده‌ها.

  • آزمایش پیشرفته: شامل بهینه‌سازی سیستم است.

  • استقرار: سیستم ERP راه‌اندازی می‌شود.

  • پشتیبانی مداوم: این مرحله اطمینان حاصل می‌کند که کاربران همه‌چیز را برای استفاده بهینه از سیستم دارند و جایی برای مراجعه به مشکلات به وجود آمده وجود دارد.

تنظیم انتظارات واقع‌بینانه نیز یک گام مهم در موفقیت پیاده‌سازی ERP است. وعده‌های بیش‌ازحد و تحویل کمتر از آنچه وعده داده شده در مواردی مانند مدت زمان پروژه، دامنه و هزینه می‌تواند شک و تردیدهای غیرضروری را از سوی ذینفعان و هیئت مدیره ایجاد کند.

یکی دیگر از ملاحظات مهم این است که آیا سیستم ERP شما به‌صورت درون‌سازمانی یا ابری پیاده‌سازی خواهد شد. راه‌حل‌های ERP ابری می‌توانند مقرون‌به‌صرفه‌تر باشند زیرا به همان میزان سرمایه‌گذاری اولیه نیاز ندارند که سیستم‌های داخلی دارند. اکثر شرکت‌ها امروزه به استفاده از راه‌حل‌های ابری روی آورده‌اند.

نکته ۱۰: ارزیابی نیازهای پشتیبانی مداوم

برآورد سطح پشتیبانی پس از پیاده‌سازی مورد نیاز بستگی به عوامل مختلفی دارد. این عوامل می‌توانند شامل مواردی مانند تعداد نواحی زمانی که کسب‌وکار در آن‌ها فعالیت می‌کند، داشتن مدیران IT داخلی که برای مدیریت سیستم ERP جدید گواهی‌نامه دارند و میزان سفارشی‌سازی‌های مورد نیاز باشند.

برای نصب سیستم‌های ERP در محل (on-premises)، یکی از عوامل مهم همیشه سطح در دسترس بودن سیستم بوده است که سازمان شما به آن نیاز دارد. برای درک این موضوع، شرکت‌ها باید هزینه‌های احتمالی ناشی از از دست دادن بهره‌وری، درآمد و تأثیرات منفی بر شهرت را در صورت خرابی سیستم‌های ERP، حتی به مدت چند ساعت، برآورد کنند. این پاسخ به تعیین سطح پشتیبانی مورد نیاز سازمان کمک می‌کند. اما در نرم‌افزار ERP مبتنی بر ابر (cloud-based)، دیگر مسئله زمان بالا بودن سیستم مطرح نیست، چرا که ارائه‌دهندگان خدمات ابری معمولاً سطح بالای در دسترس بودن یکسانی را برای تمامی مشتریان تضمین می‌کنند.

بسیاری از فروشندگان بسته‌های پشتیبانی سفارشی با سطوح مختلف پشتیبانی مانند برنز، نقره‌ای و طلایی ارائه می‌دهند. با یک بسته پشتیبانی پایه، مشتریان معمولاً به یک مرکز دانش از منابع پشتیبانی مانند بلاگ‌ها، مقالات، راهنماها، کتاب‌های الکترونیکی و ویدئوهای آموزشی دسترسی دارند. بسته‌های پشتیبانی پریمیوم معمولاً دسترسی اولویت‌دار به تکنسین‌های زنده و پشتیبانی تلفنی در ساعات کاری را اضافه می‌کنند. در این سطح میانه، پشتیبانی ۲۴ ساعته معمولاً برای مسائل بحرانی در نظر گرفته می‌شود.

خدمات پشتیبانی مشتری پیشرفته معمولاً به‌صورت پیشگیرانه عمل می‌کنند و به‌منظور حفظ بهره‌وری سیستم ERP در بالاترین سطح طراحی شده‌اند.

نکات برای بهبود روند انتخاب ERP شما

ویژگی‌های ERP که بیشتر کسب‌وکارها استفاده می‌کنند

در حالی که اکثر راه‌حل‌های ERP شامل ماژول‌های متعددی هستند که به کسب‌وکارها نرم‌افزاری منعطف و قابل گسترش برای مدیریت عملیات خود ارائه می‌دهند، ویژگی‌های اصلی که در بیشتر پیاده‌سازی‌های ERP یافت می‌شود عبارتند از:

  • مالی و حسابداری: برای ردیابی حساب‌های پرداختی، حساب‌های دریافتی و مدیریت دفتر کل عمومی. این ماژول همچنین صورت‌های مالی شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدی را ایجاد می‌کند، همچنین فاکتورهای خودکار، رسیدهای پرداخت و اظهارنامه‌های مالیاتی را مدیریت می‌کند.

  • مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): برای ردیابی فعالیت‌های مشتریان، مدیریت سرنخ‌های فروش و تبدیل احتمالات به مشتریان.

  • مدیریت منابع انسانی: برای تجمیع و مدیریت اطلاعات کارکنان و ارائه خدمات خودکار به کارکنان.

  • مدیریت سفارشات: برای ردیابی سفارشات از زمان ثبت تا تکمیل.

  • مدیریت موجودی: برای ردیابی موجودی در سطح SKU (کد محصول).

  • مدیریت تولید: برای برنامه‌ریزی و مدیریت فرآیندهای تولید و زنجیره تأمین.

  • خرید و تأمین: برای تأمین کالاها و خدمات.

کسب‌وکارهای خدماتی معمولاً یک ماژول خودکارسازی خدمات حرفه‌ای را برای ردیابی پروژه‌ها، مدیریت هزینه‌ها و همکاری تیمی شامل می‌شوند.

نتایج انتخاب ERP نادرست

اگر یک شرکت در انتخاب سیستم ERP خود دچار اشتباه شود، احتمال اینکه به کارآیی‌های فرآیندهای تجاری مورد نظر خود دست یابد، کمتر خواهد بود. حتی بدتر از آن، یک سیستم ERP نامناسب می‌تواند مشکلات عملیاتی ایجاد کند، زیرا کاربران سعی می‌کنند گردش‌کارهای موجود را در سیستمی که به‌درستی برای اجرای آن‌ها طراحی نشده است، جا دهند. بنابراین، نتیجه انتخاب نادرست ERP به معنای صرف وقت و انرژی زیاد است؛ یک پروژه بزرگ برای بهبود کسب‌وکار که در نهایت به نتیجه مطلوب نمی‌رسد.

اما یک ERP نادرست چیست؟ به سادگی یک پیاده‌سازی ERP است که فرآیندهای تجاری را روان‌تر، سریع‌تر و با اتوماسیون در نقاط کلیدی اجرا نمی‌کند. این نتیجه معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که نرم‌افزار به درستی مطابق با وعده‌های فروشنده عمل نمی‌کند یا ویژگی‌هایی که وعده داده شده‌اند، واقعاً با اهداف تجاری شما همخوانی ندارند.

به همین دلیل است که تمام 10 نکته‌ای که در این مقاله مطرح شده‌اند، به شما کمک می‌کنند تا اهداف تجاری قوی برای پیاده‌سازی ERP خود شناسایی کنید، این اهداف را به‌طور واضح و جامع مکتوب کنید و مشخص کنید که موفقیت شما چگونه خواهد بود و چگونه آن را اندازه‌گیری خواهید کرد. با این اطلاعات دقیق، شرکت‌ها آماده خواهند بود تا ERP خود را به‌خوبی انتخاب کنند؛ یعنی سیستم ERP که ویژگی‌ها و عملکردهای آن بهترین تطابق را با نیازهای اهداف تجاری آن‌ها دارد.

انتخاب ERP مناسب: انتخاب الگوریتم برتر

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) الگوریتم برتر یک راه‌حل ایده‌آل برای شرکت‌هایی است که به دنبال بهبود عملکرد خود در حال حاضر و ادامه رشد در آینده هستند. الگوریتم برتر از ابتدا به عنوان یک راه‌حل تخصصی طراحی شده است که به شرکت‌ها انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری لازم برای انطباق با شرایط متغیر را می‌دهد و به پشتیبانی از کسب‌وکار در حال تحول کمک می‌کند. داده‌های بلادرنگ الگوریتم برتر و داشبوردهای مبتنی بر نقش‌ها، تصمیم‌گیری سریع‌تر و آگاهانه‌تر در تمامی سطوح شرکت را فراهم می‌آورد.

تمام این موارد باعث افزایش رقابت‌پذیری یک شرکت از طریق کاهش هزینه‌ها، ساده‌سازی فرآیندهای تجاری و افزایش چابکی عملیاتی می‌شود و به کسب‌وکار این امکان را می‌دهد که ریسک را کاهش داده و از فرصت‌های جدید بهره‌برداری کند.

اگر برای انتخاب نرم افزار در کسب و کارتان نیاز به مشاوره دارید همین الان تماس بگیرید یا شماره تماس خود را وارد کنید.

وکتور مشاوره رایگان

انتخاب سیستم ERP مناسب برای سازمان شما می‌تواند یک فرآیند چالش‌برانگیز باشد، زیرا ERP‌ها بخش‌های مختلف سازمان شما را تحت تأثیر قرار می‌دهند. شرکت‌هایی که انتخاب درستی دارند، از سیستمی بهره‌مند می‌شوند که نیازهای کسب‌وکارشان را در حال حاضر برآورده کرده و به رشد سازمانشان با نقاط اصطکاک کمتر کمک می‌کند. با دنبال کردن 10 نکته‌ای که در این مقاله توضیح داده شده است، شرکت‌ها می‌توانند بیشتر از انتخاب ERP مناسب، درک عمیق‌تری از نحوه عملکرد واقعی سازمان خود به دست آورند. آنها احتمالاً برخی حقایق ناراحت‌کننده را کشف خواهند کرد، اما همچنین بینش‌های ارزشمندی به دست می‌آورند که برای انجام تغییرات لازم جهت رشد و شکوفایی به آن نیاز دارند.

سؤالات متداول در انتخاب ERP

معیارهای انتخاب ERP چیست؟

مهم‌ترین معیار برای انتخاب یک سیستم ERP، انعطاف‌پذیری آن است؛ به این معنی که سیستم باید نیازهای سازمان شما را در حال حاضر برآورده کند و در عین حال با رشد کسب‌وکار شما همراه باشد و از آن جلوگیری نکند. معیار دیگر کاربری سیستم است، یعنی سهولت انجام وظایف مختلف. تجزیه‌وتحلیل کسب‌وکار، داشبوردهای مبتنی بر نقش، گزارش‌دهی سفارشی، یکپارچگی با اپلیکیشن‌های شخص ثالث، پیکربندی آسان و آموزش و پشتیبانی با کیفیت نیز از دیگر ویژگی‌های ضروری هستند.

برای چه نوع کسب‌وکاری ERP مناسب‌تر است؟

اولین کاربران سیستم‌های ERP، تولیدکنندگان بودند و همچنان جزو کاربران اصلی ERP هستند، بعد از آن خرده‌فروشان، توزیع‌کنندگان عمده، ارائه‌دهندگان خدمات، شرکت‌های بهداشتی، حمل‌ونقل و مخابرات در رده‌های بعدی قرار دارند. در حالی که سیستم‌های اولیه برای کسب‌وکارهای بزرگ طراحی شده بودند، امروزه بسیاری از استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک نیز از سیستم‌های ERP استفاده می‌کنند و از آن بهره‌مند می‌شوند.

چگونه سیستم‌های ERP را ارزیابی کنیم؟

ارزیابی راه‌حل‌های ERP ممکن است چند هفته یا ماه طول بکشد، بسته به نیازهای کسب‌وکار. ذینفعان مختلف از سراسر سازمان باید در ارزیابی دقیق نیازهای سازمان خود در حال حاضر و آینده مشارکت داشته باشند. تأمین‌کنندگان ERP باید براساس این نیازها ارزیابی شوند.

آیا کسب‌وکارهای کوچک به ERP نیاز دارند؟

سیستم‌های ERP ابتدا توسط کسب‌وکارهای بزرگ پیاده‌سازی شدند، اما اکنون راه‌حل‌های ابری برای شرکت‌های با اندازه‌های مختلف نیز در دسترس هستند.

اگر می‌خواهید در این مورد بیشتر بدانید مقاله ERP برای کسب‌وکارهای کوچک را مطالعه کنید.

کدام صنایع می‌توانند از ERP بهره‌مند شوند؟

کسب‌وکارها در اکثر صنایع می‌توانند از سیستم ERP بهره‌مند شوند.

در هنگام انتخاب یک ERP جدید به چه ویژگی‌هایی باید توجه کرد؟

به دنبال یک سیستم ERP باشید که انعطاف‌پذیر باشد و نیازهای شما را در حال حاضر و آینده پوشش دهد. سیستم ERP شما باید از سوی تأمین‌کننده‌ای با تجربه و شهرت خوب پشتیبانی شود و همچنین یک جامعه قوی از مشاوران شخص ثالث، شرکای پیاده‌سازی و فروشندگان ارزش‌افزوده داشته باشد.

یک ERP ایده‌آل چه ویژگی‌هایی دارد؟

یک سیستم ERP ایده‌آل سیستمی است که مشکلات مختلف فرآیندهای کسب‌وکار را برطرف کند و قادر باشد با رشد سازمان شما مقیاس‌پذیر باشد.

منبع : netsuite

اشتراک گذاری این مقاله

ارسال نظر

جستجو در سایت


دسته بندی


آخرین مقالات


برچسب ها


آخرین پروژه ها


مدیریت منابع انسانی (HRM)
فروش و بازاریابی (S&M)
زنجیره تامین (SCM)
سفارشات (OM)
مالی و حسابداری (F&A)
تحلیل داده ها (BI)
  • حسابداری
  • خزانه داری
  • خرید و فروش
  • فروشگاه
  • حقوق و دستمزد
  • سامانه مودیان
  • اموال و دارایی ثابت
  • مدیریت بازرگانی
  • CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان)
  • فروشگاه
  • پرتال مشتریان
  • باشگاه مشتریان
  • گزارشات فروش
  • سایت
  • رضایت مشتری
  • بایگانی اطلاعات
  • اقدامات پس از فروش
  • برنامه ریزی تولید
  • کنترل کیفیت
  • بسته بندی
  • گزارشات تخصصی
  • اتوماسیون اداری
  • زیر سیستم کارکنان
چرا الگوریتم برتر