یک سیستم برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) قلب تپنده یک کسبوکار مدرن است. دادهها از طریق سازمان جریان مییابند و کارکنان از این سیستم برای انجام معاملات تجاری رایج استفاده میکنند. این سیستم بهطور مداوم اطلاعات را در اختیار مدیران قرار میدهد تا عملکرد کسبوکار را اندازهگیری کرده و تصمیمگیریها را هدایت کند.
عملکرد ERP بهطور خاص بر اساس قابلیتهای مختلف سازماندهی میشود که معمولاً به آنها ماژول گفته میشود. این ماژولها بهطور خاص برای سرویسدهی به بخشهای مختلف یک کسبوکار طراحی شدهاند، مانند مالی، تأمین، زنجیره تأمین و منابع انسانی. تیمهای توزیعشده به یک پلتفرم مرکزی ERP دسترسی دارند تا همه از همان سیستم استفاده کنند و نمایی مشترک از عملیات کسبوکار و یک منبع واحد از حقیقت از دادههای جمعآوریشده در یک مخزن مرکزی ایجاد شود.
ماژولهای ERP بهطور ساده، اجزاء یا قابلیتهای کسبوکاری فرآیندهای سیستم برنامهریزی منابع سازمانی شما هستند. این ماژولها شامل عملکردهایی میشوند که عمدتاً به بخشهای پشتیبانی کسبوکار مانند مالی و حسابداری، تأمین، برنامهریزی تقاضا و برخی از وظایف غیرمالی مانند منابع انسانی سرویس میدهند. برخی از کسبوکارها قابلیتهای روبهجلو، مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را به سیستمهای ERP خود اضافه میکنند تا بتوانند تمام فرآیندهای سازمان را بهطور یکپارچه به هم متصل کنند. با داشتن یک پلتفرم و پایگاه داده مرکزی در تمام بخشها، کاربران زمان کمتری را صرف جمعآوری دادهها میکنند و زمان بیشتری را به وظایف استراتژیک اختصاص میدهند.
در حالی که سیستمهای ERP ماژولار هستند، مهم است که بدانید کسبوکارها روشهای متفاوتی برای خرید و اضافه کردن ماژولها به سیستم خود دارند. برخی از شرکتها رویکرد “انفجار بزرگ” را برای پیادهسازی ERP خود انتخاب میکنند، به این معنی که همه قابلیتهای مورد نیاز خود را بهطور همزمان فعال میکنند. سایر شرکتها رویکرد مرحلهای را دنبال میکنند، بهعنوان مثال ابتدا قابلیتهای مدیریت مالی را راهاندازی کرده و سپس ممکن است تأمین یا منابع انسانی را اضافه کنند، همه اینها بر اساس یک نقشه راه بلندمدت برای هر مرحله انجام میشود. گاهی اوقات مراحل بهصورت واحدهای تجاری یا مناطق جهانی اجرا میشوند و قابلیتها بهصورت تدریجی اضافه میشوند در حالی که از همان زیرساخت استفاده میشود. یک مثال دیگر فعالیتهای خرید و ادغام (M&A) است: زمانی که یک کسبوکار شرکتی را خریداری میکند، معمولاً از این فرصت برای پیادهسازی مرحلهای ERP استفاده میکند.
از آنجا که سیستم ERP بر اساس ساختارهای دادهای مشخص در یک پایگاه داده واحد اجرا میشود، ماژولهای متصل به آن بهطور مشابهی عمل میکنند. فارغ از اینکه دادهها از کدام بخش میآیند، دادهها یکپارچه هستند، بر اساس تعاریف مشترک و تجربیات کاربری مشابه. به جای آشفتگی فرآیندهای تجاری پراکنده، نظم و هماهنگی در فرآیندها وجود دارد.
بیشتر راهحلهای ERP با ماژولهای مالی آغاز میشوند و سپس بسته به اولویتهای کسبوکار، صنعت و شرایط متغیر، قابلیتهای اضافی اضافه میکنند. در اینجا فهرستی از 10 ماژول برتر ERP، نحوه کمک آنها به سازمان شما و دلایلی که شرکتها تصمیم میگیرند از آنها استفاده کنند آورده شده است.
ماژول مدیریت مالی پایه و اساس سیستم ERP است. با ردیابی حسابهای پرداختنی و حسابهای دریافتی، علاوه بر کمک به مدیریت دفتر کل، این ماژول تصویر و چشمانداز مالی کنونی شما را به وضوح نمایش میدهد. همچنین ترازنامهها، رسیدهای پرداخت و دیگر اسناد مالی کلیدی را ایجاد و ذخیره میکند.
اتوماتیکسازی نقش حیاتی دارد. ماژول مالی وظایف مرتبط با صورتحساب، پرداخت به تأمینکنندگان، مدیریت هزینهها، مدیریت داراییها و حسابداری سرمایهگذاری مشترک و سایر امور را اتوماتیک میکند. به عنوان مثال، مدیریت خودکار نقدینگی، تحلیل تراکنشهای نقدی و پیشبینی جریان نقدی را سادهتر میکند. تیم حسابداری شما میتواند سریعتر دفاتر را ببندد، گاهی یک هفته یا بیشتر صرفهجویی کرده و در عین حال از دستورالعملهای سختگیرانه برای شناسایی درآمد پیروی کند. اتوماتیکسازی ترازنامه دادههای نزدیک به زمان واقعی را برای دقیقترین تصویر از موقعیت مالی شرکت شما ارائه میدهد.
ماژول تأمین توانایی شما را برای خرید محصولات یا مواد مورد نیاز برای تولید یا فروش کالاها بهبود میبخشد. این ماژول بهطور خودکار استعلامها را پیگیری و تحلیل کرده و به آمادهسازی و ارسال سفارشهای خرید کمک میکند. با استفاده از فهرست تأمینکنندگان تأیید شده، این ماژول میتواند خریدهای مربوط به اقلام خاص را خودکار کند که این امر فرآیند خرید را تسریع، هزینهها را کنترل، روابط با تأمینکنندگان را بهبود و در نهایت به افزایش سودآوری کمک میکند.
مهمتر از همه، ماژول صحیح فرآیند تأمین را از ابتدا تا انتها ساده میکند—خرید و هزینهها را بهینه کرده و نحوه مدیریت خرید مواد و خدمات مستقیم را بهبود میبخشد. با استفاده از دادههای زمان واقعی در مذاکرات با تأمینکنندگان و اعطای قراردادها، این ماژول همچنین میتواند راههایی برای تجمیع قدرت خرید شناسایی کند تا بتوانید کمترین هزینه را تأمین کرده و اختلالات در تأمین را کاهش دهید.
ماژول مدیریت زنجیره تأمین (SCM) نحوه حرکت تأمینکنندگان و کالاها در زنجیره تأمین شما را ردیابی میکند: از تأمینکنندگان و تأمینکنندگان فرعی گرفته تا تولیدکنندگان، توزیعکنندگان و خردهفروشان یا مصرفکنندگان. این ماژول به شما امکان میدهد تا تقاضا، تأمین، تکمیل سفارشها و تولید را بهطور مؤثر در سراسر کسبوکار خود برنامهریزی کنید تا از اختلالات جلوگیری کرده و هزینهها را به حداقل برسانید، بهطوریکه موجودی صحیح در زمان و مکان مناسب در دسترس باشد.
برای مثال، سیستمهای مدیریت زنجیره تأمین به تعیین سطوح بهینه موجودی و تجدید آن برای هر موقعیت کالا بر اساس پیشبینیهای تقاضا کمک میکنند تا از انباشت بیشازحد یا کمبود موجودی جلوگیری کنید. همچنین، اتوماتیکسازی در فرآیندهای زنجیره تأمین، مانند مدیریت سفارشات، زمان و هزینهها را صرفهجویی میکند که فرآیند ثبت سفارش، تسویه و خدمات پس از فروش مشتریان را سادهتر میکند.
ماژول زنجیره تأمین همچنین میتواند به شما کمک کند تا تقاضا را با قابلیتهایی مانند تقسیمبندی و یادگیری ماشین پیشبینی کنید که به مدیریت تغییرات کمک میکند. این قابلیتها زنجیره تأمین مقاومتری ایجاد میکنند که میتواند تغییرات بازار و شوکهای جهانی را تحمل کند.
ماژولهای مدیریت عملکرد سازمانی (EPM) فرآیندهایی را بهبود میبخشند که به کسبوکار شما در برنامهریزی، بودجهبندی، پیشبینی و گزارش عملکرد کمک میکنند. این ماژولها با ارائه یک دیدگاه یکپارچه از برنامهریزی مالی، عملیاتی و کسبوکار، برنامهریزی متصل را جایگزین برنامهریزی سنتی و جداگانه میکنند. همچنین با استفاده از اتوماتیکسازی، گزارشدهی نتایج مالی را تسریع میکنند.
با قابلیتهایی مانند مدلسازی سناریو، برنامهریزی بلندمدت و امکانات دیگر، ماژولهای EPM به شما در درک عمیقتر هزینهها و سودآوری، دستیابی به اهداف درآمدی و سادهسازی تطبیق حسابها و گزارشدهی مالیاتی کمک میکنند. این ماژولها تیمهای شما را قادر میسازند تا در زمینههای کلیدی مانند مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین و فروش مدلسازی و برنامهریزی کنند.
با استفاده از ماژول تولید، برنامهریزی و مدیریت خطوط تولید برای کسبوکار شما آسانتر میشود. این شامل اطمینان از دسترسی به مواد اولیه کافی برای پاسخگویی به تقاضا، اجرای کارآمد فرآیندهای تولید در کارگاه و کاهش هزینهها است—همزمان با تضمین کیفیت محصولات نهایی.
ماژولهای امروزی امکان تولید چندگانه (Mixed-Mode Manufacturing) را فراهم میکنند، به این معنا که میتوانید ترکیبی از فرآیندهای تولید، مانند تولید گسسته و تولید فرآیندی را بهکار ببرید، بهجای اینکه محدود به یک نوع باشید. این قابلیت به شما کمک میکند سبد محصولات خود را متنوع کرده و مشتریان جدیدی جذب کنید. بهعنوان مثال، میتوانید از تولید فرآیندی برای تولید یک خط نوشیدنی استفاده کنید و از تولید گسسته، که بر قطعات و مونتاژ تمرکز دارد، برای ساخت بطریها و قوطیها بهره ببرید.
علاوه بر این، میتوانید هزینهها و انحرافات را بر اساس کارخانه بررسی کنید، خروجی را با پیشبینیها مقایسه کرده و عرضه را نسبت به تقاضای پیشبینیشده، پس از محاسبه زمان متوسط تولید هر آیتم، ارزیابی کنید.
ماژولهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به شما در مدیریت مشتریان با بهبود فرآیندهای فروش و بازاریابی، بهویژه در پشتیبانی از سرنخهای فروش، کمک میکنند. این ماژولها تمام اطلاعات مربوط به مشتریان و مشتریان بالقوه، شامل هر تعامل مشتری و تاریخچه خرید، را ذخیره کرده و دادههای بخشبندی و پیشنهادهای فروش مکمل هدفمند را ارائه میدهند.
ویژگیهای کلیدی در ماژولهای CRM شامل مدیریت تماسها، ردیابی ارتباطات، ردیابی فرصتها یا سرنخها، تاریخچه سفارشات، صدور بلیت مشکلات، ایجاد پیشنهادات قیمت و افزایش بهرهوری نمایندگان فروش است. مهمتر از همه، ماژول شما باید بتواند مشتریان را از مرحله اولیه بازاریابی تا فرآیند پیشنهاد یا فروش ردیابی کند و به فروش و خدمات پس از فروش منجر شود.
توجه: همه سازمانها یا فروشندگان ERP، CRM را بهعنوان یک ماژول ERP در نظر نمیگیرند. برخی تنها ماژولهایی را شامل میدانند که بیشتر به مدیریت مالی و فعالیتهای پشتیبانی مربوط هستند، در حالی که دیگران دیدگاه گستردهتری داشته و وظایف بخش جلویی مانند مدیریت روابط با مشتری را نیز در بر میگیرند.
ماژول مدیریت سرمایه انسانی (HCM)، که گاهی بهعنوان مدیریت منابع انسانی (HRM) نیز شناخته میشود، شامل سوابق دقیق تمامی کارکنان است؛ از جمله ارزیابیهای عملکرد، شرح شغل، انتخاب مزایا و حضور/مرخصیها. مانند دیگر ماژولهای ERP، این ماژول صفحات گسترده سنتی را با اتوماسیونی جایگزین میکند که بهطور مداوم دادهها را در سراسر شرکت جمعآوری میکند. این امر با کاهش دادههای تکراری و افزایش دقت، به ویژه با توجه به حجم زیاد دادههای منابع انسانی در بیشتر کسبوکارها، یک مزیت کلیدی است.
ماژول منابع انسانی وظایفی مانند زمانبندی کارکنان، جذب نیرو و مدیریت جبران خدمات را بهصورت خودکار انجام میدهد. با همکاری آسان در جریانهای کاری داخلی، این ماژول میتواند به دادههای CRM متصل شود تا پاداشهای نمایندگان فروش را تعیین کند—فرآیندی که با این ماژول بسیار سادهتر و دقیقتر از انجام دستی آن است.
این ماژول با ارائه ابزارهای بصری مشترک، مدیریت پروژه را بهبود میبخشد و امکان ردیابی زمانبندیها، بودجهها و منابع را فراهم میکند. بهعنوان مثال، میتوانید چندین برنامه پروژه را در یک نمای واحد مشاهده کنید که این امر تخصیص و بازتخصیص منابع را آسانتر میکند. همچنین میتوانید با استفاده از فیلترهای جستجو برای نقشها، مهارتها و موقعیت جغرافیایی، تیم پروژه مناسب را تشکیل دهید. این ماژول با استانداردسازی روش ثبت هزینهها در سراسر سازمان، به مدیریت بهتر بودجهها نیز کمک میکند. ابزارهای پیشرفته مدیریت پروژه نیز با خودکارسازی فاکتورها و صورتحسابهای پروژه، به حداکثرسازی جریان نقدی کمک میکنند.
استفاده از ماژول مدیریت پروژه بهطور معمول در صنایع پروژهمحور مانند ساختوساز و تولید رایج است. با استقرار صحیح این ماژول، میتوان نرخ تکمیل بهموقع پروژهها را افزایش داد، هزینهها را رصد و کنترل کرد، دقت برآوردهای مبتنی بر خدمات و هزینهها را بهبود بخشید و از کارکنان و تجهیزات بهینه استفاده کرد.
ماژول تحلیلهای ERP به حرفهایهای مالی، تأمین، و مدیریت پروژه کمک میکند تا عواملی که بر سودآوری تأثیر میگذارند، بهبود استفاده از سرمایه در گردش و کنترل هزینههای کسبوکار را درک کنند.
تحلیلهای ERP بینشهایی از دفتر کل عمومی در مورد سودآوری ارائه میدهد و فرآیند وصول مطالبات را تسریع میکند، که موجب بهبود جریان نقدی میشود. این ماژول همچنین پرداختها را بهبود میبخشد و به تیمهای مالی کمک میکند تا مقادیر پرداختهای به موقع و معوق به تأمینکنندگان را پیگیری کنند و فوریت پرداخت را تعیین کنند. این ماژول با شناسایی صرفهجوییهای هزینهای و خطرات مالی، هزینههای شرکت را کنترل میکند. بهعنوان مثال، به تیمهای مالی این امکان را میدهد که هزینههای کارکنان را دقیقتر از روشهای دستی سنتی پیگیری کرده و سریعاً تقلب را شناسایی کنند و از رعایت سیاستهای هزینه اطمینان حاصل کنند.
ماژول مدیریت ریسک و انطباق با استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی کنترلهای مالی را بهبود میبخشد و به تیمهای مالی کمک میکند از نشت مالی جلوگیری کنند، ممیزیها را اجرا کنند و در برابر ریسکهای نوظهور محافظت کنند، در حالی که ساعتها کار دستی صرفهجویی میشود.
با قابلیتهای مدیریت ریسک، میتوانید با خودکارسازی فرآیندهایی مانند گزارشگیری تفکیک وظایف (SoD) و اعطا و کنترل دسترسی کاربران، انطباق خود را حفظ کنید. خودکارسازی همچنین تراکنشهای مربوط به ممیزی را تسریع میکند تا بتوانید به سرعت تقلب، خطاها و نقض قوانین را شناسایی کنید. این ماژول همچنین جریانهای کاری مربوط به ممیزی، انطباق با قانون ساربانز-آکسلی (SOX)، مدیریت ریسک، و برنامهریزی تداوم کسبوکار را سادهتر میکند.
تنها یک روش بهتر برای خرید ماژولهای ERP وجود دارد: انتخاب ماژولهایی که بهترین تطابق را با نیازهای سازمان شما دارند. در مورد ERP، یک اندازه برای همه مناسب نیست.
کدام ماژولهای ERP بهطور پیشفرض وجود دارند؟ بهطور طبیعی، این پاسخها از فروشندهای به فروشنده دیگر متفاوت است. عملکردهای اصلی مالی همیشه بخشی از سیستم خواهند بود، در حالی که عملکردهایی مانند فروش یا منابع انسانی ممکن است بهصورت جداگانه فروخته شوند. قیمتگذاری ماژولهای ERP میتواند متفاوت باشد، اما معمولاً فروشندگان ERP مبتنی بر محل، مجوز به ازای هر کاربر ارائه میدهند. فروشندگان نرمافزار بهعنوان سرویس (SaaS) معمولاً هزینه را بهصورت ماهانه یا سالانه دریافت میکنند.
گاهی اوقات ارائهدهندگان ERP، محصولات خود را بر اساس صنعت تنظیم میکنند. بهعنوان مثال، بستهای برای تولید ممکن است شامل ماژول زنجیره تأمین باشد، و یک بسته برای خردهفروشی معمولاً شامل تجارت الکترونیک است. اگر کسبوکار شما بیشتر محصولات میفروشد تا خدمات، به ماژولهایی برای زنجیره تأمین و مدیریت سفارش نیاز خواهید داشت، در کنار دیگر قابلیتها. اگر در صنعت خدمات فعالیت میکنید، ممکن است ماژول خدمات حرفهای را اضافه کنید تا پشتیبانی بهتری از مشتریان ارائه دهید. ده ماژول توضیح داده شده در این صفحه تنها نقطه شروع هستند. ممکن است همه آنها را نیاز نداشته باشید، حداقل نه بلافاصله، اما یک سیستم ERP پیشرفته به شما این امکان را میدهد که با عملکردهایی که هماکنون نیاز دارید شروع کنید و ماژولهایی اضافه کنید تا مزیت رقابتی خود را حفظ کنید. همچنین باید سیستمی داشته باشید که قادر به انطباق با صنعت شما و چالشها و فرصتهای سازمان شما باشد.
نه دقیقاً، اما ماژول مدیریت مالی هسته هر سیستم ERP است. در حالی که ماژولهای شما باید با نیازها و صنعت شرکت شما مطابقت داشته باشند، باید اصول اساسی را نیز پوشش دهند: مدیریت مالی، مدیریت وجه نقد، ترازنامه و تأمین کالا بهعنوان شروع. این ماژولها نزدیکترین چیزی هستند که میتوان آنها را الزامی دانست. شما نمیتوانید ماشینی بدون سیستم انتقال قدرت خریداری کنید و همچنین نمیتوانید سیستم ERPای را خریداری کنید که نتواند دادههای مالی برای رشد شرکت شما فراهم کند.
مدیریت مالی ماژول اصلی است، همراه با ماژولهای مرتبط مانند تأمین کالا، زنجیره تأمین، و مدیریت عملکرد سازمانی. شما میتوانید ماژولهای پایه را با نرمافزارهای خاصتر مانند فروش (CRM)، منابع انسانی یا تحلیلها تکمیل کنید.
علاوه بر انتخاب ماژولهایی که نیازهای سازمانی شما را برآورده میکنند، باید به این فکر کنید که آیا منطقی است که همه ماژولها را یکجا راهاندازی کنید یا آنها را بهطور تدریجی و بر اساس اولویتها وارد کنید. نکته دیگر این است که با یک سیستم ERP شروع کنید که انعطافپذیر و مقیاسپذیر باشد و به کسبوکار شما این امکان را دهد که به مرور زمان تغییر کرده و تحول یابد.
منبع : oracle.com