داده‌ها به دلیل اهمیت بالایی که در اتخاذ بهترین تصمیم‌ها دارند، تبدیل به یک دارایی ارزشمند برای کسب‌وکارها شده‌اند و نرم‌افزار ERP می‌تواند به محافظت از این دارایی کمک کند. این که تمام داده‌ها در یک مکان واحد ذخیره می‌شوند، به جای آن که در سیستم‌های مختلف با سطوح امنیتی متفاوت پراکنده باشند، سطح حفاظت را افزایش می‌دهد. ERP جایگزین صفحات گسترده و سایر اسنادی می‌شود که روی دسکتاپ کارکنان قرار دارند و از طریق ایمیل منتقل می‌شوند. با سیستم ERP، اطلاعات شما معمولاً در چندین سرور از راه دور توزیع می‌شود تا افزونگی‌ها ایجاد شده و از بروز مشکل در یک نقطه خاص جلوگیری شود، که لایه‌ای اضافی از امنیت را فراهم می‌آورد. این موضوع به‌ویژه زمانی مهم است که شرکت شما حجم زیادی از داده‌های حساس مشتریان را مدیریت می‌کند.
از طرفی دیگر، یک سیستم ERP می‌تواند امنیت داده‌ها را با محدود کردن دسترسی و ویرایش اطلاعات افزایش دهد. بیشتر سیستم‌ها دارای مجوزهایی هستند که کنترل آنها آسان است و اطمینان حاصل می‌کنند که کارکنان فقط به اطلاعاتی که به آنها نیاز دارند دسترسی دارند و این امر فرصت‌های تقلب یا سایر فعالیت‌های سوء‌استفاده را کاهش می‌دهد.
بخش زیادی از ارزش ERP به این موضوع برمی‌گردد که تمام اطلاعات بخش‌های مختلف در یک مکان ذخیره می‌شود.
بدون چنین سیستمی، داده‌ها معمولاً در نقاط مختلف سازمان و در نرم‌افزارها و صفحات گسترده پراکنده هستند، که پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز را برای کارکنان دشوارتر می‌کند.
علاوه بر این، این روش معمولاً منجر به ایجاد داده‌های تکراری با فرمت‌های ناسازگار می‌شود که مشکلات بیشتری را به همراه دارد.
یک سیستم ERP می‌تواند در این زمینه هم کمک کند، با استانداردسازی تمام داده‌های حیاتی شما.
از آنجایی که همه اطلاعات در یک سیستم قرار دارد، همگی در قالبی یکسان ذخیره می‌شوند و هنگام گزارش‌گیری یا تحلیل داده‌ها با مشکلی مواجه نخواهید شد.
اطلاعات استانداردشده به شما این امکان را می‌دهد که بینش‌های دقیقی به‌دست آورید و تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید که در نهایت موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه کسب‌وکارتان می‌شود.
داشتن سوابق دقیق، به‌روز و قابل جست‌وجو می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی میزان کاری را که برای پایبندی به مقررات مورد نیاز شرکتتان لازم است، کاهش دهد. ابزارهای گزارش‌گیری قابل تنظیم درون نرم‌افزار نیز پیگیری انطباق با قوانین و اعمال تغییرات لازم را بسیار ساده‌تر می‌کنند. این موضوع همچنین شما را برای حسابرسی آماده‌تر می‌کند، چون تمام اطلاعاتی که یک حسابرس ممکن است نیاز داشته باشد، به‌راحتی قابل دسترسی است.
برخی سیستم‌های ERP حتی می‌توانند از استانداردهای مالی خاص مانند GAAP یا مقرراتی مانند قانون Sarbanes-Oxley (SOX) پشتیبانی کنند. بهترین راهکارها همچنین با هرگونه تغییر در این مقررات به‌روزرسانی می‌شوند تا شما همچنان در مسیر انطباق باقی بمانید. رعایت مقررات می‌تواند به‌سرعت چالش‌برانگیز شود، مخصوصاً اگر در صنعتی با مقررات سخت‌گیرانه فعالیت می‌کنید، اما ERP این کار را بسیار ممکن‌تر می‌سازد.
راه‌های بی‌شماری وجود دارد که یک سیستم ERP می‌تواند به‌طور چشمگیری بهره‌وری را افزایش دهد. یکی از این راه‌ها، خودکارسازی بسیاری از کارهای تکراری و پایه‌ای است که باعث می‌شود کارکنان زمان خود را صرف پروژه‌های ارزشمندتری برای سازمان کنند. همچنین ERP با ساده‌سازی فرآیندها و کاهش زمانی که برای پیدا کردن اطلاعات صرف می‌شود، به کارکنان این امکان را می‌دهد که وظایف مختلف را سریعتر انجام دهند. از آنجایی که کارکنان دید جامع‌تری نسبت به کل شرکت دارند، دیگر نیازی نیست برای به‌دست آوردن اطلاعات خاص یا جزئیات مربوط به یک فرآیند، از دیگران سؤال کنند.
بهره‌وری بیشتر همچنین به این معناست که دیگر لازم نیست به اندازه گذشته نیروی انسانی جدید استخدام کنید. با کاهش قابل‌توجه حجم کاری کارکنان، آنها می‌توانند مسئولیت‌های جدیدی بپذیرند و روی پروژه‌هایی تمرکز کنند که از مهارت‌ها و تخصص واقعی‌شان استفاده می‌شود.
دید (Visibility) یکی دیگر از مزایای گسترده و اساسی ERP است — اینکه همه کارکنان به جنبه‌های مختلف کسب‌وکار دید داشته باشند، یک قابلیت بسیار قدرتمند محسوب می‌شود. این موضوع تصمیم‌گیری را سریعتر و بهتر می‌کند، چون مدیران به تمام اطلاعات زمینه‌ای و مرتبط برای تصمیم‌گیری دسترسی دارند.
برای مثال، اگر تیم خرید بتواند وضعیت سفارش‌های خریدی را که هنوز به انبار نرسیده‌اند مشاهده کند، می‌تواند آن اطلاعات را در سفارش‌های جدید خود لحاظ کند و از کمبود یا مازاد موجودی جلوگیری کند.
دید نسبت به وضعیت فرآیندها و داده‌هایی که توسط تیم‌های دیگر مدیریت می‌شوند، در نهایت به همه تیم‌ها و افراد کمک می‌کند که کار خود را بهتر انجام دهند. این موضوع همچنین زمان و تلاش لازم برای پیدا کردن اطلاعات را حذف می‌کند.
یکی از ویژگی‌های برجسته سیستم‌های ERP پیشرفته این است که می‌توانید در حال حاضر فقط از امکاناتی که نیاز دارید استفاده کنید و در آینده قابلیت‌های بیشتری به آن اضافه کنید. به این ترتیب، سیستم می‌تواند همراه با رشد و تحول کسب‌وکار شما توسعه یابد. همچنین، با بزرگ‌تر شدن تیم‌هایتان می‌توانید کاربران جدیدی اضافه کنید. نیازی نیست فقط به‌خاطر اینکه کسب‌وکارتان تغییر کرده — حتی اگر این تغییرات بزرگ باشند — یک سیستم ERP جدید تهیه کنید.
اگر برنامه‌های رشد سریع دارید، استفاده از یک سیستم ERP ابری بهترین گزینه برای مقیاس‌پذیری خواهد بود. چون این سیستم‌ها روی سرورهای راه‌دور (remote) اجرا می‌شوند، افزودن منابع بیشتر برای حفظ عملکرد روان سیستم بسیار آسان است — بسیار راحت‌تر از اینکه بخواهید همه چیز را خودتان مدیریت کنید. این موضوع از بار کاری تیم IT کم می‌کند و حتی می‌تواند نیاز به استخدام تیم متخصص فنی را از بین ببرد.
امروزه کارکنان به استفاده از گوشی‌های هوشمند و تبلت به‌جای کامپیوتر برای انجام بسیاری از وظایف عادت کرده‌اند، و به همین دلیل، سیستم‌های ERP امروزی به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که با موبایل سازگار باشند. از آنجایی که کاربران از طریق وب به سیستم‌های ابری دسترسی پیدا می‌کنند، می‌توانند تمام داشبوردها، گزارش‌ها و اطلاعات مورد نیازشان را از طریق مرورگر موبایل مشاهده کنند. بسیاری از ارائه‌دهندگان ERP اکنون اپلیکیشن‌های موبایلی نیز ارائه می‌دهند که تجربه کاربری بهتری در صفحات کوچک‌تر فراهم می‌کند.
برای صاحبان کسب‌وکار و مدیران، قانع‌کننده‌ترین دلیل برای خرید یک سیستم ERP این است که می‌تواند هزینه‌های کلی را — و اغلب به شکل قابل‌توجهی — کاهش دهد. همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، خودکارسازی فرایندها می‌تواند بسیاری از هزینه‌های اداری و عملیاتی را کاهش داده یا حتی به‌کلی از بین ببرد. به عنوان مثال، ورود دستی داده‌ها یا فرایندهایی که نیاز به مدارک کاغذی طولانی دارند، معمولاً با استفاده از این نرم‌افزار حذف می‌شوند.
تمام بینش‌هایی که این نرم‌افزار ارائه می‌دهد، فرصت‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها فراهم می‌کند. توانایی بررسی کلی وضعیت سازمان در یک مکان متمرکز به شما کمک می‌کند سریعتر منبع هزینه‌های بالا را شناسایی کنید، و همین موضوع باعث می‌شود کاهش هزینه‌ها بسیار آسان‌تر شود. علاوه بر این، بهبود در برنامه‌ریزی که به کمک ERP امکان‌پذیر می‌شود، باید از سفارش‌های عجولانه، تولید یا خرید بیش‌ازحد جلوگیری کند — مواردی که همگی باعث افزایش هزینه‌ها می‌شوند. راه‌های بی‌شماری وجود دارد که یک سیستم ERP می‌تواند هزینه‌های شما را کاهش دهد، و به همین دلیل است که معمولاً بازگشت سرمایه (ROI) سریعی دارند.
در زمان پیاده‌سازی ERP، همکاری با یک متخصص برای بررسی فرآیندهای موجود و تعیین بهترین روش انجام آنها در سیستم جدید، بسیار مفید است. اغلب کارها فقط به این دلیل به شیوه‌ای خاص انجام می‌شوند که سال‌ها به همان شکل بوده‌اند — نه به خاطر اینکه واقعاً بهترین روش هستند. بنابراین، ERP می‌تواند در این زمینه هم کمک‌کننده باشد، با حذف مراحل غیرضروری و ایجاد بهبودهایی که باعث می‌شوند انجام کارها سریعتر و آسان‌تر شود.
همان‌طور که ERP داده‌ها را یکپارچه و استاندارد می‌کند، جریان‌های کاری را نیز استانداردسازی می‌کند. روش انجام یک فرآیند در یک واحد ممکن است با واحد دیگر متفاوت باشد. حتی دو کارمند در بخش حساب‌های پرداختنی (AP) ممکن است هرکدام مراحل متفاوتی برای پرداخت‌ها داشته باشند. یک سیستم ERP باید این ناهماهنگی‌ها را از بین ببرد و اطمینان حاصل کند که همه افراد از بهترین و یکسان‌ترین روش‌ها پیروی می‌کنند.
گزارش‌دهی بدون شک یکی از بزرگ‌ترین و فوری‌ترین مزایای استفاده از یک سیستم ERP است. امکانات موجود برای سفارشی‌سازی گزارش‌ها در تمام بخش‌ها — مالی، موجودی، سفارشات، تأمین، فروش و بازاریابی، منابع انسانی و هر چیزی که به ذهنتان برسد — بی‌پایان است. هر چیزی که بخواهید اندازه‌گیری کنید یا هر KPI که برای شرکت شما اهمیت دارد، یک راه‌حل ERP می‌تواند آن را محاسبه کند. شما می‌توانید نه تنها عملکرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار خود را پیگیری کنید، بلکه مقایسه بخش‌ها برای درک اینکه چه عواملی کسب‌وکار را به جلو می‌برد و چه عواملی آن را متوقف می‌کند، نیز ممکن است.
این ضروری است که گزارش شما بازتاب‌دهنده داده‌های جدید باشد، و به همین دلیل است که زمان واقعی اهمیت زیادی دارد. اگر دریافت اعداد درآمد از فصل گذشته دو هفته طول بکشد، این اطلاعات چندان مفید نخواهد بود زیرا آنها از تاریخ گذشته‌اند و ممکن است دیگر مرتبط نباشند. اما اگر مجموع درآمد به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی شود، همان‌طور که هر فروش اتفاق می‌افتد، می‌توانید فوراً از آن برای تصمیم‌گیری استفاده کنید. این امر در محیط‌های سریع و رقابتی امروز حیاتی شده است.
یک راه‌حل ERP باعث افزایش کارایی در سراسر سازمان شما می‌شود، زیرا به تمام بخش‌های کسب‌وکار شما دسترسی دارد. از استخدام‌کنندگان گرفته تا مدیران انبار و مدیران اجرایی سطح C، همه باید شاهد بهبودهایی باشند که به لطف اتوماسیون بیشتر و دسترسی بهتر به اطلاعات، برایشان مفید است. فرآیندها زمان کمتری را می‌گیرند، که اغلب نه تنها برای شرکت بلکه برای مشتریان نیز سودمند است. این می‌تواند هزینه‌های عملیاتی را به میزان زیادی کاهش دهد و منجر به سود بیشتر شود.
تصور کنید یک تولیدکننده که 10 محصول تولید می‌کند و حاشیه سود متوسط آن 20% است. با استفاده از سیستم ERP، به راحتی می‌تواند محصولات کم‌سود خود را شناسایی کرده و سپس با بررسی داده‌ها، متوجه شود که هزینه‌های نیروی کار برای دو مورد از محصولات با کمترین حاشیه سود بسیار بالاتر است. پس از صحبت با کارکنان، شرکت متوجه می‌شود که بیشتر کارهایی که برای تولید این محصولات انجام می‌شود، دستی و وقت‌گیر است. بنابراین، تولیدکننده تصمیم می‌گیرد یک دستگاه خریداری کند که تولید این کالاها را به‌صورت خودکار انجام دهد و حاشیه سود متوسط آن به 25% افزایش می‌یابد. به همین راحتی، نرم‌افزار ERP به کسب‌وکار کمک کرده تا سالانه صدها هزار دلار صرفه‌جویی کند.
تقریباً تمام کسب‌وکارها در رقابت با سایر کسب‌وکارها برای جذب مشتریان یکسان هستند. به همین دلیل، تجربه مشتری بسیار حائز اهمیت است و بخش عمده‌ای از آن تحت تأثیر سطح خدمات مشتریان است که یک شرکت می‌تواند ارائه دهد. یک سیستم ERP به شرکت‌ها کمک می‌کند تا سطح خدمات خود را ارتقا دهند زیرا تمام اطلاعات مشتریان، از جزئیات تماس گرفته تا تاریخچه سفارشات و موارد پشتیبانی، در یک مکان ذخیره می‌شود. این امر باعث تسهیل در ارائه راه‌حل‌های سریعتر و تجربه‌ای شخصی‌سازی‌شده‌تر برای مشتریان هنگام نیاز به کمک می‌شود.
همچنین یک سیستم ERP می‌تواند سطح خدمات شما را از طریق دیگری بهبود بخشد: اطلاعات دقیق‌تر موجودی و سفارشات به این معناست که مشتریان تقریباً همیشه اقلام درست را دریافت کرده و سفارشات به موقع تحویل می‌شوند. کاهش این مشکلات باعث خوشحال‌تر شدن مشتریان می‌شود و احتمال تبدیل آنها به خریداران تکراری را افزایش می‌دهد.
بسیاری از مزایایی که تاکنون در مورد آنها صحبت کردیم، همکاری را تسهیل می‌کنند. دسترسی به اطلاعاتی که سایر تیم‌ها از آن استفاده می‌کنند و نحوه کار آنها، همکاری نزدیک‌تر را بسیار آسان‌تر می‌کند و به کارکنان این امکان را می‌دهد که به‌طور فعالانه وقتی فرصتی برای کمک به همکاران می‌بینند، وارد عمل شوند. دیگر تیم‌ها به‌طور جداگانه و با استفاده از برنامه‌هایی که فقط خودشان به آنها دسترسی دارند و با سایر سیستم‌های پشتیبانی یکپارچه نیستند، کار نمی‌کنند.
زمانی که کارکنان بیشتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و همکاری کنند، کل کسب‌وکار بهره‌مند می‌شود. آنها ممکن است کارهای تکراری را که می‌توان حذف کرد، کشف کنند یا روش‌های بهتری برای انجام فرآیندهای روزمره پیدا کنند. عدم ارتباط یا بی‌اطلاعی از اینکه دیگران روی چه چیزی کار می‌کنند، فقط به مشکلات منجر می‌شود، اما یک راه‌حل ERP از بروز این مشکلات جلوگیری می‌کند.
پلتفرم‌های ERP به‌گونه‌ای طراحی شده‌اند که برای شرکت‌ها با ابعاد و انواع مختلف مناسب باشند، به همین دلیل است که بهترین ارائه‌دهندگان، انعطاف‌پذیری زیادی را در سیستم‌های خود ایجاد کرده‌اند. این انعطاف‌پذیری به کاربران این امکان را می‌دهد که سیستم را متناسب با نیازهای خاص خود، مانند فرآیندهای منحصر به فرد یا شاخص‌های غیرمتداول، سفارشی‌سازی کنند. این قابلیت برای برآوردن دقیق نیازهای شما همان دلیلی است که سیستم‌های ERP می‌توانند پیچیده باشند، اما بدون یکی از آنها، دیگری ممکن نیست.
این انعطاف‌پذیری به‌ویژه زمانی که کسب‌وکار شما در طول زمان تکامل می‌یابد، اهمیت زیادی دارد. کارآمدترین جریان‌های کاری و شاخص‌های عملکردی ممکن است در طول زمان تغییر کنند، و این انعطاف‌پذیری به این معناست که سیستم همچنان می‌تواند برای کسب‌وکار شما مفید باشد — نیازی به تعویض آن نیست.
کسب‌وکار شما تنها زمانی می‌تواند برای آینده آماده باشد که بداند چه انتظاری باید داشته باشد. اینجاست که پیش‌بینی وارد می‌شود: پیش‌بینی از یک طیف وسیع از داده‌های تاریخی و گاهی ورودی‌های دیگر برای پیش‌بینی تقاضا، درآمد، هزینه‌ها و دیگر اعداد استفاده می‌کند. پیش‌بینی‌ها زمانی که شما از سیستم ERP استفاده می‌کنید، بسیار دقیق‌تر می‌شوند زیرا آنها بر اساس اطلاعات دقیق‌تر و جامع‌تری هستند، زیرا تمام این داده‌ها حالا در یک مکان قرار دارند.
پیش‌بینی‌های دقیق‌تر به این معناست که شما می‌توانید آمادگی مناسب برای آنچه که احتمالاً اتفاق خواهد افتاد، داشته باشید. اگر انتظار می‌رود که فروش ۳۰٪ افزایش یابد، می‌توانید به‌طور استراتژیک موجودی بیشتری خریداری کنید یا اگر کسب‌وکار شما خدماتی است، کارکنان بیشتری با مهارت‌های مورد نیاز را استخدام کنید. اگر پیش‌بینی می‌شود که هزینه‌ها با نرخ بالاتری نسبت به فروش افزایش یابند، می‌توانید شروع به جستجو برای کاهش هزینه‌ها کنید. در نهایت، پیش‌بینی‌های بهتر می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا هم بیشتر درآمد کسب کنند (با داشتن تمام منابع مورد نیاز) و هم هزینه‌ها را کاهش دهند (با عدم هزینه‌کرد اشتباه در مکان‌های نادرست).
چگونه یک سیستم ERP مناسب انتخاب کنیم؟ سیستم مناسب برای کسب‌وکار شما باید حداقل پتانسیل دستیابی به تمام مزایای ذکر شده در اینجا را فراهم کند. هنگام ارزیابی راه‌حل‌ها از تأمین‌کنندگان مختلف، تحقیق لازم را انجام دهید و سوالاتی بپرسید تا بفهمید این سیستم چه نوع مزایایی را به‌طور خاص برای شرکت شما فراهم می‌کند.
اگر به دنبال سیستمی هستید که بتواند تمام مزایای گفته‌شده را در اختیار کسب‌وکار شما قرار دهد، نرم‌افزار ERP الگوریتم برتر یک انتخاب هوشمندانه و قابل‌اطمینان است. این سیستم با طراحی ماژولار، انعطاف‌پذیر و متناسب با نیازهای واقعی شرکت‌های ایرانی، به شما کمک می‌کند تا کنترل کامل بر تمام بخش‌های سازمان داشته باشید، هزینه‌ها را کاهش دهید و بهره‌وری را به شکل چشمگیری افزایش دهید. حالا زمان آن رسیده که یک قدم مهم برای آینده کسب‌وکارتان بردارید.
به‌طور طبیعی، بهترین پلتفرم ERP برای کسب‌وکار شما بسته به ویژگی‌های خاص شرکت شما، از جمله اندازه، صنعت، مدل کسب‌وکار و اهداف آینده آن متفاوت خواهد بود. کدام ماژول‌های ERP در حال حاضر بیشترین تأثیر را خواهند داشت و کدامیک ممکن است منطقی باشد که در آینده اضافه شوند؟ اطمینان حاصل کنید که سیستم نه‌تنها قادر به رفع نیازهای شما در حال حاضر است، بلکه قابلیت مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری لازم برای حمایت از رشد سازمان و اولویت‌های در حال تغییر شما را دارد.
انتقال به یک سیستم ERP برای اولین بار یا ارتقاء سیستم موجود یک پروژه بزرگ است، اما مزایای این سیستم آن را کاملاً ارزش تلاش دارد. این فناوری می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند تا قدم بعدی را بردارد و همه را در یک راستا نگه دارد و دیدگاه‌های قدرتمندی ارائه دهد در حالی که هزینه‌ها و موانع را کاهش می‌دهد.
عدم استفاده از یک راه‌حل ERP نیز ممکن است شما را در موقعیت رقابتی ناتوان قرار دهد زیرا شرکت‌های بیشتری از هر اندازه و در تمام صنایع از ارزش داشتن یک تصویر کامل و به‌روز از کسب‌وکار خود آگاه می‌شوند. اکنون زمان آن رسیده است که به سیستم‌های ERP نگاه کنید و برای پیاده‌سازی آن برنامه‌ریزی کنید، زیرا هرچه زودتر بتوانید از این مزایای عظیم بهره‌مند شوید، بهتر است.
منبع : netsuite.com
اگر درخواست مشاوره رایگان دارید اطلاعات خود را ثبت کنید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند
الگوریتم برتر با هدف ایجاد بستری مناسب در زمینه ارائه راهکارهای یکپارچه فناوری اطلاعات تأسیس گردید.
این شرکت با بهره‌گيري از تجارب ارزشمند متخصصين و كارشناسان مجرب و تلفيق آن با دانش روز سعي نموده است راهكارهاي جامع و موثري را همراه با بالاترين كيفيت و پشتيباني مناسب به مشتريان خود عرضه نمايد.
تمامی حقوق سایت متعلق به شرکت توسعه سامانه های رایانه و الکترونیک الگوریتم برتر کویر کاشان می باشد.
