سیستم ERP در حسابداری: تعریف و نحوه ارزش‌آفرینی در کسب‌وکار

چرا سیستم‌های ERP برای کسب‌وکارها و تیم‌های مالی حیاتی هستند؟
کاربرد سیستم‌های ERP در مدیریت کسب‌وکار و حسابداری
چطور سیستم‌های ERP برای تیم‌های مالی و حسابداری ارزش ایجاد می‌کنند؟
3 تفاوت اصلی بین سیستم‌های ERP و نرم‌افزارهای حسابداری
تفاوت‌های بین استقرار ERP به‌صورت محلی (On-premises) و ابری (Cloud)

در این بلاگ، شما خواهید آموخت که سیستم‌های ERP چیستند، چگونه سیستم‌های ERP و حسابداری (به‌ویژه حساب‌های دریافتنی) با یکدیگر مرتبط هستند، کدام سیستم‌های ERP برای تیم‌های مالی مدرن بهترین هستند، و چگونه یکپارچه‌سازی‌های حسابداری باعث ارتقاء سیستم‌های ERP می‌شوند.

چرا سیستم‌های ERP برای کسب‌وکارها و تیم‌های مالی حیاتی هستند؟

سیستم‌های ERP نرم‌افزارهایی هستند که فرآیندهای اصلی کسب‌وکار را در بخش‌های مختلف خودکار می‌کنند و از این طریق بینش‌ها و کنترل‌های مهمی را بر اساس یک پایگاه داده متمرکز فراهم می‌کنند.
نرم افزارهای ERP به‌ویژه برای کسب‌وکارهای در حال رشد در بازار میانه و شرکت‌ها مفید هستند. سه دلیل اصلی که چرا شرکت‌ها و به‌ویژه تیم‌های مالی در نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی سرمایه‌گذاری می‌کنند، شامل متمرکز کردن داده‌ها، بهبود روابط با مشتریان و روش‌های فروش هوشمندتر است.
سیستم‌های ERP می‌توانند و باید با نرم‌افزار حسابداری (به‌ویژه نرم‌افزار اتوماسیون حساب‌های دریافتی) یکپارچه شوند. این یکپارچگی می‌تواند فرآیند پرداخت‌ها را ساده‌تر کرده، جریان نقدی را بهبود بخشد، زمان و هزینه شما را صرفه‌جویی کند و مزایای دیگر.
شایع‌ترین سیستم‌های ERP دارای یکپارچگی داخلی با نرم‌افزارهای حسابداری و پرداخت‌ها هستند که این امکان را فراهم می‌کنند تا به‌طور مستقیم با راهکارهای پیشرفته اتوماسیون حساب‌های دریافتی ارتباط برقرار کنند.

کاربرد سیستم‌های ERP در مدیریت کسب‌وکار و حسابداری

نرم‌افزار ERP به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی کسب‌وکار خود را در بخش‌های مالی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات، تأمین کالا و سایر بخش‌ها مدیریت کنند. سیستم‌های ERP به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند که تمامی این فرآیندها را در یک سیستم متمرکز مدیریت کرده و به سایر نرم‌افزارهای کلیدی متصل شوند—از طریق یکپارچه‌سازی‌های ERP که شامل تجارت الکترونیک، پرداخت‌ها و هوش تجاری می‌شود، هر کجا که لازم باشد.

در این مقاله، شما یاد خواهید گرفت که چگونه سیستم‌های ERP و حسابداری—و حساب‌های دریافتی—مرتبط هستند، مزایا و معایب انواع مختلف استقرار سیستم‌های ERP، کدام سیستم‌های ERP برای تیم‌های مالی مدرن مناسب‌ترند، و موارد دیگر.

چطور سیستم‌های ERP برای تیم‌های مالی و حسابداری ارزش ایجاد می‌کنند؟

سیستم‌های ERP کارهای زیادی انجام می‌دهند و بسیاری ممکن است ادعا کنند که این سیستم‌ها غیرقابل‌جایگزین هستند. اما اگر بخواهیم ارزش آنها را تنها در دو کلمه خلاصه کنیم، احتمالا این دو کلمه خواهند بود: سازماندهی و سیستماتیک‌سازی.

نرم‌افزارهای ERP به‌ویژه برای کسب‌وکارهای در حال رشد و شرکت‌های متوسط مفید هستند. (اگرچه بازار قابل توجهی از ERP برای خرده‌فروشان کوچک و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نیز وجود دارد.) در اینجا 3 دلیل اصلی وجود دارد که چرا شرکت‌ها—و به‌ویژه تیم‌های مالی—در نرم‌افزار ERP سرمایه‌گذاری می‌کنند:

داده‌های متمرکز →
روابط بهتر با مشتری →
روش‌های فروش هوشمندتر →

1. داده‌های متمرکز

سیستم ERP به شرکت‌ها کمک می‌کند تا داده‌های تکراری را از بین ببرند. این سیستم می‌تواند اطلاعات فروش، تراکنش‌ها و موجودی را از منابع مختلف جمع‌آوری کند. به این ترتیب، تیم‌های مالی، منابع انسانی و فناوری اطلاعات مجبور نیستند زمان خود را صرف جستجوی اطلاعات در صفحات گسترده مختلف کنند.

بسیاری از سیستم‌های ERP همچنین گزارش‌های لحظه‌ای درباره موضوعاتی مانند هزینه‌ها، زنجیره تأمین و تولید ارائه می‌دهند. با استفاده از این داده‌های زنده و گزارش‌های آنی، اطمینان حاصل می‌شود که همه اعضای سازمان به یک مجموعه از داده‌ها و آمارها دسترسی دارند.

2. بهبود روابط با مشتریان

بیشتر نرم‌افزارهای ERP به شما این امکان را می‌دهند که هر جزئیات مهمی درباره یک حساب کاربری را در سوابق مشتری ذخیره کنید. این اطلاعات شامل حجم خرید، حجم تراکنش‌های ماهانه و تاریخچه پرداخت‌ها می‌شود.

اگر مشتری برای پشتیبانی از شما در مورد صورتحساب و پرداخت‌ها تماس بگیرد، با استفاده از سیستم ERP، کارکنان شما می‌توانند وارد سیستم شده و تمامی اطلاعات مورد نیاز را به راحتی در اختیار داشته باشند.

3. روش‌های فروش هوشمندتر

سیستم‌های ERP همچنین برای اطلاع‌رسانی به تیم‌های شما در مورد تغییرات در حجم فروش مشتریان مفید هستند. به عنوان مثال، این ابزارها می‌توانند طوری تنظیم شوند که هنگام تغییر رفتار خرید مشتری—مثلاً وقتی که مشتری خرید یک محصول خاص را متوقف کرده یا چندین فاکتور معوق دارد—هشدار ارسال کنند.

با این اطلاعات، تیم شما می‌تواند اولویت را به پیگیری با مشتریان بدهد تا بفهمد نیازهایشان تغییر کرده است یا شاید نیاز به تمدید شرایط پرداخت دارند.

3 تفاوت اصلی بین سیستم‌های ERP و نرم‌افزارهای حسابداری

حالا چه تفاوت‌هایی بین ERP و نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی (FMS) وجود دارد؟ این نرم‌افزارها در بیشتر کسب‌وکارها رایج هستند، اما اغلب تفاوت آن‌ها با سیستم‌های ERP دچار ابهام است.

بسیاری از سیستم‌های ERP قابلیت‌هایی مشابه با نرم‌افزارهای حسابداری و FMS دارند. پس چطور می‌توان تشخیص داد که کدام یک، یا ترکیبی از هر دو، آن چیزی است که به آن نیاز دارید؟ علاوه بر این، هر دو فناوری نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارند و سیستم‌های ERP و نرم‌افزارهای حسابداری در برخی زمینه‌های کلیدی با هم تفاوت دارند.

3 تفاوت اصلی عبارتند از:

پذیرش پرداخت‌ها
امکانات مدیریت موجودی
برنامه‌ریزی تولید

1. پذیرش پرداخت‌ها

سیستم‌های ERP برای اتوماسیون بسیاری از فرآیندهای تجاری عالی هستند، اما در پذیرش و تطبیق خودکار پرداخت‌ها در کانال‌های فروش مختلف به خوبی عمل نمی‌کنند. در هنگام استفاده از این سیستم‌ها، ممکن است تطبیق تراکنش‌ها از کانال‌های پرداخت مختلف مانند کارت‌های اعتباری، ترمینال‌های POS و درگاه‌های پرداخت تجارت الکترونیک با دفتر کل عمومی چالش‌برانگیز باشد.

خوشبختانه، یکپارچه‌سازی سیستم‌های ERP با نرم‌افزارهای پذیرش پرداخت تخصصی‌تر می‌تواند بهترین نتیجه را در هر دو زمینه به شما بدهد، همانطور که در ادامه توضیح خواهیم داد.

2. قابلیت‌های مدیریت موجودی

از طرفی، نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت‌های محدودی برای ردیابی موجودی دارند—به‌ویژه برای کسب‌وکارهای تولیدی و توزیعی—در حالی که سیستم ERP ابزارهای پیشرفته‌ای برای مدیریت موجودی در اختیار تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان قرار می‌دهد.

بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری قادر به مدیریت کامل موجودی‌ها نیستند. اینجا است که سیستم ERP با ابزارهای پیشرفته‌اش برای مدیریت موجودی، به‌ویژه در کسب‌وکارهای تولیدی و توزیعی، کمک می‌کند. یکپارچه‌سازی سیستم ERP با پلتفرم‌هایی مثل اتوماسیون حساب‌های دریافتی می‌تواند کمک کند تا شما دیدگاه بهتری نسبت به تمام فرآیندهای کسب‌وکار خود داشته باشید.

3. برنامه‌ریزی تولید

سیستم‌هایERP و نرم‌افزارهای حسابداری در زمینه برنامه‌ریزی تولید تفاوت‌های قابل توجهی دارند، به‌ویژه در کسب‌وکارهای تولیدی. نرم‌افزار ERP می‌تواند به این کسب‌وکارها در مدیریت منابع تولید، برنامه‌ریزی منابع تولید (MRP)، زنجیره تأمین و حمل‌ونقل کمک کند. در حالی که نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً این ویژگی‌ها را ارائه نمی‌دهند.

سیستم‌های ERP می‌توانند به کسب‌وکارها کمک کنند تا اطلاعات مشتریان را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را به پردازش‌کننده‌های پرداخت شخص ثالث منتقل کنند. با این حال، علی‌رغم اینکه این اطلاعات بسیار مفید هستند، سیستم ERP به‌تنهایی نمی‌تواند در کاهش هزینه‌های پردازش پرداخت کمک کند. این ویژگی معمولاً در نرم‌افزارهای پرداخت یکپارچه وجود دارد.

بنابراین، اگر قصد دارید پرداخت‌ها را قبول کنید و پردازش کنید، بهتر است به‌طور کامل روی سیستم ERP خود تکیه نکنید، زیرا برای بهترین نتیجه به همکاری نزدیک با نرم‌افزار حسابداری نیاز خواهید داشت.

💡 نکته: راه‌حل‌های یکپارچه پرداخت می‌توانند هزینه‌های شما را در هر تراکنش کاهش دهند، در برخی موارد حتی تا ۴۰%!

تفاوت‌های بین استقرار ERP به‌صورت محلی (On-premises) و ابری (Cloud)

دو روش برای استقرار سیستم‌های ERP وجود دارد: سیستم‌های محلی (On-premise) و مبتنی بر ابر (Cloud-based).

سیستم‌های محلی نیاز دارند که نرم‌افزار فیزیکی روی هر سرور و کامپیوتر شرکت نصب شود که تیم شما از آن استفاده می‌کند. در حالی که در سیستم‌های مبتنی بر ابر (که معمولاً مدل نرم‌افزار به‌عنوان سرویس یا SaaS هستند)، همه‌چیز به‌صورت آنلاین و خارج از محل شرکت اجرا می‌شود و به‌طور امن در فضای ابری ذخیره می‌شود.

تفکیک تفاوت‌های میان سیستم‌های محلی (On-premise) و مبتنی بر ابر (Cloud-based):

سیستم‌های ERP ابری	سیستم‌های ERP مستقر در محل
معمولاً امکان سفارشی‌سازی محدودتری دارد، زیرا بر اساس یک مدل استاندارد ارائه می‌شود.	امکان شخصی‌سازی بالاتر، چون سیستم روی سرورهای خود شرکت نصب شده و قابل تغییر است.
بیشتر برای کسب‌وکارهای استاندارد و عمومی مناسب است. سیستم‌ها معمولاً برای عموم طراحی می‌شوند.	پشتیبانی از نیازهای خاص کسب‌وکارهای پیچیده‌تر و صنعت‌های ویژه.
دسترسی از هر مکان با اینترنت، مناسب برای تیم‌های دورکار و بین‌المللی	بسته به تنظیمات شرکت، امکان دسترسی از راه دور ممکن است وجود داشته باشد، اما احتمالاً محدودتر از ERP ابری است.
هزینه‌ی اولیه کمتر است، اما اشتراک ماهانه یا سالانه ممکن است در بلندمدت هزینه‌بر باشد.	هزینه‌ی اولیه بالاتر است، اما پس از پیاده‌سازی هزینه‌های مداوم کمتری دارد.
سریع‌تر راه‌اندازی می‌شود، زیرا نیاز به سخت‌افزار ندارد.	ممکن است زمان بیشتری ببرد، اما اگر فروشنده فرآیندهای استانداردی برای راه‌اندازی داشته باشد، می‌تواند بهینه شود.
اگر اینترنت قطع شود یا مشکل فنی در سرورهای ابری رخ دهد، ممکن است دسترسی به سیستم مختل شود.	عملکرد پایدارتر، زیرا همه‌چیز روی سرورهای شرکت است. حتی در صورت قطعی اینترنت، داخل شرکت همچنان می‌توان از سیستم استفاده کرد

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا فرآیندهای اصلی خود را به‌صورت یکپارچه مدیریت و خودکارسازی کنند. این سیستم‌ها با تمرکز داده‌ها از بخش‌های مختلف، به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا تصمیم‌گیری دقیق‌تر، عملکرد بهینه‌تر و مدیریت مؤثرتری داشته باشند.

مزایای کلیدی ERP شامل کاهش دوباره‌کاری‌ها، بهبود دقت داده‌ها، افزایش بهره‌وری تیم‌ها و بهینه‌سازی زنجیره تأمین و تولید است. علاوه بر این، بسیاری از ERPها امکاناتی مانند گزارش‌دهی لحظه‌ای، مدیریت ارتباط با مشتریان و پیش‌بینی نیازهای بازار را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهند.

در نهایت، استفاده از یک ERP مناسب می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا عملیات خود را ساختارمندتر کنند، ارتباطات داخلی را بهبود بخشند و در مسیر رشد و توسعه، چابک‌تر و کارآمدتر عمل کنند.

سیستم ERP در حسابداری: تعریف و نحوه ارزش‌آفرینی در کسب‌وکار