اگر یک کسبوکار کوچک موفق باشد، بهسرعت از فرآیندهای دستی و فناوریهای ابتدایی خود فراتر میرود. شرکتی که تعداد مشتریانش از چند ده نفر به صدها و سپس هزاران نفر میرسد، شعبههای جدیدی باز میکند و تیمش در حال رشد است، دیگر نمیتواند امور خود را با صفحات گسترده و اسناد کاغذی مدیریت کند؛ همان روشهایی که در ابتدای کار به آنها متکی بود. اما مدیران این کسبوکارها اغلب نمیدانند دقیقاً به چه نوع نرمافزاری نیاز دارند—آیا یک نرمافزار حسابداری ساده کافی است یا باید به دنبال راهکاری جامعتر باشند؟ در چنین شرایطی، معمولاً مزایا و معایب نرمافزارهای حسابداری و سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) را با هم مقایسه میکنند.
ERP یا برنامهریزی منابع سازمانی، یک نرم افزاری است که به سازمانها و کسبوکار ها کمک میکند تا فرآیندهای مهم کسبوکار خود مانند – امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تامین، فروش، تدارکات و… را به صورت یکپارچه از فعالیتها سادهسازی کنند و در نهایت موجب بهبود عملکرد سازمان ها میشود.
در اینجا خلاصهای از مفهوم ERP گفته شد. اگر میخواهید بیشتر در مورد erp بدانید پیشنهاد میکنم مقاله نرم افزار ERP چیست؟ را مطالعه نمایید.
نرمافزار حسابداری ابزار مهمی برای مدیریت امور مالی در شرکتهاست. این نرمافزار به کسبوکارها کمک میکند تا پرداختها و دریافتهای خود را ساماندهی کرده و فرآیندهای مالی را با دقت بیشتری پیش ببرند. برای نمونه، استفاده از یک نرم افزار حسابداری پیشرفته در تنظیم تراز آزمایشی، که یکی از اجزای اصلی حسابداری دوطرفه به شمار میرود، نقش مؤثری دارد. همچنین این دسته از نرمافزارها تهیه گزارشهایی مانند صورت سود و زیان و ترازنامه را برای مدیران و حسابداران سادهتر میکنند.
تفاوت اصلی بین ERP و نرم افزار حسابداری در دامنه کاربرد آنهاست. نرمافزار حسابداری به مدیریت و خودکارسازی فعالیتهای مالی یک شرکت کمک میکند و این امکان را فراهم میآورد که کسبوکارهای کوچک بتوانند از فرآیندهای دستی و صفحات گسترده اولیه خود فراتر بروند. در حالی که نرمافزارهای حسابداری فقط وظایف مالی را انجام میدهند، سیستمهای ERP علاوه بر امکانات حسابداری، قابلیتهای زیادی در زمینههای دیگر نیز دارند.
زمانی که یک کسبوکار کوچک به اندازهای رشد میکند، بسیاری از آنها متوجه میشوند که زمان بیشتری را صرف مدیریت امور مالی خود میکنند. به عنوان مثال، یک کارآفرین که کسبوکاری برای تولید و توزیع کیتهای غذایی (مواد اولیه آماده پخت همراه با دستورالعملهای ساده) راهاندازی کرده است، ممکن است در ابتدا با داشتن 50 یا 60 مشتری، حسابداری خود را به صورت دستی یا در یک صفحه گسترده انجام دهد و مشکلی نداشته باشد. اما اگر کسبوکارش رشد کند و تعداد مشتریان به 1000 نفر برسد — و سپس به 5000 و 10000 نفر — مدیریت حسابداری و امور مالی به سرعت پیچیده و دشوار خواهد شد.
در این مرحله، کارآفرینان معمولاً به دنبال سیستمهای نرمافزاری میگردند تا کسبوکارشان را به صورت کارآمدتر مدیریت کنند. اولین فکری که ممکن است به ذهنشان برسد، استفاده از نرمافزار حسابداری است، چرا که بزرگترین مشکل آنها در هنگام رشد سریع، مسائل سازمانی است: پیگیری فروش، جمعآوری پرداختها، پرداخت به تأمینکنندگان و محاسبه سودآوری. یک بسته نرمافزار حسابداری قطعاً میتواند در این زمینهها کمک کند، اما هیچ نرمافزار حسابداری به تنهایی نمیتواند تأمینکنندگان را پیگیری کند، در مدیریت نیروی انسانی در حال رشد کمک کند یا تصویری از هزینهها و فعالیتهای انبار ارائه دهد.
در عوض، کارآفرینان میتوانند دادههای خود را به صورت متمرکز در یک سیستم ERP ذخیره کرده و دیدگاهی جامع از کل کسبوکار خود داشته باشند. این کار به کسبوکارهای کوچک این امکان را میدهد که بینشهایی کسب کنند که در غیر این صورت به آنها دسترسی نخواهند داشت و تصمیماتی بگیرند که سودآوری شرکتهایشان را افزایش دهد.
در عوض، کارآفرینان میتوانند دادههای خود را به صورت متمرکز در یک سیستم ERP ذخیره کرده و دیدگاهی جامع از کل کسبوکار خود داشته باشند. این کار به کسبوکارهای کوچک این امکان را میدهد که بینشهایی کسب کنند که در غیر این صورت به آنها دسترسی نخواهند داشت و تصمیماتی بگیرند که سودآوری شرکتهایشان را افزایش دهد.
نرم افزار حسابداری | ERP |
---|---|
تمرکز بر حسابداری: دفتر کل، نمودار حسابها، حسابهای پرداختنی و دریافتی | توانایی مدیریت تقریباً تمام جنبههای یک کسبوکار |
تحلیل محدود به دادههای مالی | قادر به تولید اطلاعات تحلیلی برای تمامی بخشهای عملیاتی کسبوکار |
گزارشهایی تنها بر اساس اطلاعات مالی تولید میکند. | گزارشهایی برای تمام جنبههای کسبوکار تولید میکند، که شامل دادههای مالی و عملیاتی میشود. |
محدودیت مقیاسپذیری با تعداد مجوزهای کاربری یا صندلیها و تعداد رکوردهای مشتری | مقیاسپذیری از کسبوکارهای کوچک تا شرکتهای بزرگ |
برای کسبوکارهای کوچک نسبتا ارزان است | هزینه بالاتر، اما نسخههای ابری مقرونبهصرفه هستند |
پیادهسازی آسان، حتی به صورت موقت | قبل از پیادهسازی نیاز به تحلیل نیازها و ارزیابی کسبوکار دارد. |
یادگیری آسان؛ معمولاً آموزش خودآموز کافی است | نیاز به زمان یادگیری قابل توجه برای استفاده کامل از قابلیتها |
هنگامی که شرکتها شروع به کار میکنند، شیوههای کاری آنها معمولاً به صورت غیررسمی و بداهه است. اما با رشد شرکت، این روشها باید تغییر کنند. دیگر منطقی نیست که موجودی را در گاراژ مؤسس شرکت نگهداری کرده یا سفارشات را از آنجا ارسال کنند. منابع جدیدی در مکانهای مختلف جغرافیایی، چه یک مایل دورتر، چه در ایالتی دیگر یا حتی در نیمکرهای دیگر از جهان، مسئولیتهای مختلف کسبوکار را بر عهده میگیرند و این منابع باید بهدرستی مدیریت شوند.
به همین دلیل، سیستمهای ERP با داشتن ماژولهایی مانند مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و منابع انسانی (HR)، به گزینهای قابل اعتماد برای شرکتهایی تبدیل شدهاند که در مسیر رشد قرار دارند. این سیستمها نهتنها قابلیت گسترش دارند، بلکه مزایای زیادی هم برای کسبوکارها به همراه دارند. اگر میخواهید با مزایای اصلی سیستم ERP در سال ۲۰۲۵ بیشتر آشنا شوید، پیشنهاد میکنیم این مقاله را حتماً بخوانید.
علاوه بر مدیریت روشهای مختلف کسبوکار شما در حین رشد، نرمافزار ERP نمایی یکپارچه از کسبوکار شما ارائه میدهد؛ به این معنا که تمامی فرآیندها و عملکردهای کسبوکار شما در یک پایگاه داده واحد قرار میگیرند. این کار میتواند کارایی کسبوکار شما را به طرز چشمگیری افزایش دهد. مثلاً فرض کنید شرکتی فرآیند «سفارش تا پرداخت» را دنبال میکند، به این صورت که تیم فروش سفارش را دریافت کرده و آن را به انبار ارسال میکند. سپس فهرستی برای برداشت کالا ایجاد میشود، یعنی شخصی باید کالا را از قفسه بردارد، موجودی آن را کاهش دهد و به بخش حملونقل تحویل دهد. هنگامی که محصول ارسال شد، بخش حسابداری باید فاکتور را ارسال کند. اگر این فعالیتها بهصورت دستی ثبت شوند، فرآیند کند و پرخطا خواهد بود. با استفاده از سیستم ERP، بسیاری از بخشهای این فرآیند بهطور خودکار انجام میشوند.
یکپارچگی سیستمهای ERP به شما این امکان را میدهد که تمامی جنبههای کسبوکار خود را در یک محیط واحد مشاهده کرده و ارتباط میان بخشهای مختلف را بهصورت مؤثرتری برقرار کنید. این یکپارچگی میتواند باعث بهبود عملکرد در حوزههای مختلف شود. برای مثال، شما میتوانید در برنامهریزی و زمانبندی تولید دقیقتر عمل کنید، فرآیندهای مرتبط با زنجیره تأمین را خودکار کنید و همچنین از قابلیتهای ERP در حوزه حسابداری برای مدیریت بهتر امور مالی بهره ببرید.
زمانی که کسبوکارهای کوچک وارد فاز رشد میشوند و فروشها افزایش پیدا میکند، اغلب اولین راهحلی که به ذهن مدیران میرسد، استفاده از نرمافزار حسابداری است. چون در این مرحله، مدیریت مالی به کاری زمانبر و پیچیده تبدیل شده و نیاز به نظم و دقت بیشتری دارد. سیستم ERP الگوریتم برتر، با داشتن یک هستهی قوی در بخشهای مالی و حسابداری، میتواند بهسرعت گزینهای مناسب برای این چالش باشد. این سیستم به شرکتها کمک میکند تا فرآیندهای مالی مانند حسابهای پرداختی و دریافتی را بهصورت خودکار انجام داده و در عین حال، اطلاعات کلیدی مالی را بهصورت لحظهای مشاهده کرده و از انطباق با استانداردهای حسابداری و الزامات مالیاتی مطمئن شوند.
اما رشد یک شرکت فقط به مسائل مالی محدود نمیشود. خیلی زود، نیاز به ساماندهی بخشهای دیگر هم خودش را نشان میدهد. یک مجموعه ممکن است دنبال روشی بهتر برای ثبت و پیگیری سفارشها باشد؛ یا بخواهد موجودی انبار را دقیقتر و بدون وابستگی به صفحات گسترده مدیریت کند. در چنین شرایطی، ERP الگوریتم برتر فراتر از یک نرمافزار مالی عمل میکند و ابزارهایی برای مدیریت سفارشها، موجودی، منابع انسانی، ارتباط با مشتری، پروژهها و زنجیره تأمین در اختیار کسبوکار قرار میدهد.
اگر در حال بررسی گزینههای مختلف برای انتخاب ERP هستید، پیشنهاد میکنیم نگاهی به راهنمای جامع انتخاب نرمافزار ERP مناسب بیندازید. این راهنما نکات مهمی را مطرح میکند که میتوانند تصمیمگیری در این زمینه را برای شما سادهتر و دقیقتر کنند.
نتیجهگیری
«من به نرمافزار حسابداری نیاز دارم» معمولاً اولین فکری است که وقتی کسبوکار یک شرکت کوچک شروع به گسترش میکند، به ذهن صاحب آن میرسد. چنین کارآفرینانی معمولاً احساس فشار میکنند تا سیستمهای مالی خود را تحت کنترل درآورند. اما بیشتر کسبوکارهای کوچک از انواع دیگری از نرمافزارها نیز بهرهمند خواهند شد — برای مدیریت مشتریان و زنجیرههای تأمین خود، پردازش سفارشات و انجام انواع دیگر فعالیتهای عملیاتی. سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) دامنه وسیعی از عملکردهای تجاری را یکپارچه میکنند. برای بسیاری از صاحبان کسبوکارهایی که در فکر چگونگی مقیاسپذیری هستند، یک سیستم ERP مبتنی بر ابر قطعاً ارزش در نظر گرفتن دارد.
نرمافزار حسابداری معمولاً به عنوان یک بخش از عملکردهای سیستم ERP گنجانده میشود. اما نرمافزار حسابداری هدف محدودتری دارد و این دو نوع نرمافزار یکسان نیستند.
سیستمهای حسابداری به شرکتها کمک میکنند تا جنبههای مالی کسبوکار خود را مدیریت کنند. نرمافزار حسابداری معمولاً توسط کسبوکارهای کوچک در مراحل ابتدایی رشدشان استفاده میشود. سیستمهای سازمانی وظایف حسابداری را انجام میدهند اما عملکرد قابل توجهی فراتر از آن دارند، از جمله مدیریت زنجیره تأمین، توزیع و مدیریت مشتریان.
منبع : netsuite.com
اگر درخواست مشاوره رایگان دارید اطلاعات خود را ثبت کنید تا همکاران ما با شما تماس بگیرند
الگوریتم برتر با هدف ایجاد بستری مناسب در زمینه ارائه راهکارهای یکپارچه فناوری اطلاعات تأسیس گردید.
این شرکت با بهرهگيري از تجارب ارزشمند متخصصين و كارشناسان مجرب و تلفيق آن با دانش روز سعي نموده است راهكارهاي جامع و موثري را همراه با بالاترين كيفيت و پشتيباني مناسب به مشتريان خود عرضه نمايد.
تمامی حقوق سایت متعلق به شرکت توسعه سامانه های رایانه و الکترونیک الگوریتم برتر کویر کاشان می باشد.